Thomas ist 44 und führt einen Sanitärbetrieb bei Hamburg. Sechs Mitarbeiter, eine Steuerkanzlei, die monatlich die Buchhaltung macht. Thomas selbst schreibt Angebote, plant Baustellen und sitzt am Monatsende vor einem Stapel, den er „die Eingangspost" nennt.
Die folgenden Zahlen sind ein durchgerechnetes Beispiel, keine Marktstatistik. Im September kamen bei Thomas 52 Eingangsrechnungen an: Großhandel für Rohre und Armaturen, Fahrzeugwerkstatt, Werkzeughändler, zwei Subunternehmer, Entsorgung, Telefon und Versicherung.
So kamen sie an:
Für jede Rechnung öffnet Thomas die Datei, sucht Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Brutto und trägt sie in eine Tabelle ein. Die Kanzlei will diese Tabelle am 5. des Folgemonats. Bei sauberen PDFs dauert eine Rechnung etwa drei Minuten, bei einem schiefen Foto aus dem Keller schnell zehn.
Ergebnis: rund vier Stunden pro Monat, meist am Sonntagabend. Dazu kommen Rückfragen der Kanzlei: Ist 1.249,50 Euro der Brutto- oder der Nettobetrag? Welche der beiden Rechnungen vom Großhandel ist die Gutschrift?
Wer nach „Eingangsrechnungen digitalisieren" sucht, bekommt meist ein Dokumentenmanagement-System angeboten. Das löst die Ablage, nicht das Abtippen. Eine PDF im Archiv ist digital, aber ihre Zahlen stehen immer noch nur auf dem Bild.
Bei Thomas zeigt sich das Problem an der Verteilung. Nur 11 von 52 Rechnungen kommen als strukturierte Datei an. Die übrigen 41 sind Bilder oder Text ohne feste Struktur. „Bitte alle Lieferanten sollen XRechnung schicken" hilft ihm deshalb nur bei einem Fünftel seiner Post.
1. Elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD): vollständig, ohne Ratespiel. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, ein ZUGFeRD-PDF trägt dieselben Daten als XML im Dokument. Die Felder stehen an festen Stellen: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Steuer-ID, Nettosummen, Steuersätze, Zahlbetrag. Das liest Code aus, ohne Texterkennung und ohne Fehlerquote durch schlechte Scans. Deshalb berechnen wir dafür nichts. Mehr dazu: /c/xrechnung.
3. Scans und Fotos: meistens, mit Einschränkung. Hier ist echte Texterkennung nötig, und hier kostet es auch etwas. Gerade Rechnungsnummer und Summen sind meist sicher lesbar. Verknitterte Kassenzettel, abgeschnittene Ränder oder Handyfotos mit Schatten sind die Fälle, in denen die Erkennung unsicher wird.
4. Eine Importdatei für die Buchhaltung: ja. Aus den gelesenen Daten lässt sich eine Datei in dem Format vorbereiten, das die Kanzlei einlesen kann, etwa CSV oder Tabelle. Dazu schreiben wir an anderer Stelle mehr: DATEV-Rechnung automatisch erfassen.
Viele fragen genau das: „Eingangsrechnungen buchen DATEV". Die ehrliche Antwort hat zwei Teile.
Was wir vorbereiten: eine fertige Importdatei mit den gelesenen Feldern, je Rechnung eine Zeile, sauber formatiert. Die Kanzlei muss nichts mehr abtippen.
Was in DATEV passiert: Die Zuordnung zu Konten, Kostenstellen und Steuerschlüsseln. Diese Klassifizierung nimmt die Buchhaltung in DATEV vor. Wir buchen nicht und wir schlagen keine Konten als verbindlich vor. Wer das behauptet, verspricht mehr, als sich seriös halten lässt.
Für Thomas heißt das: Die Tabelle, die er bisher am Sonntag gebaut hat, entsteht aus den eingegangenen Dateien. Seine Kanzlei bekommt sie vollständig und kann sie in ihrem Ablauf weiterverarbeiten.
Eingangsrechnungen buchen DATEV: Kann ich das selbst übernehmen? Das Buchen selbst erledigt in der Regel die Kanzlei oder Ihre Buchhaltung. Sie können ihr die Arbeit leichter machen, indem Sie Rechnungsdaten vollständig und einheitlich liefern, statt sie aus Mails zusammenzusuchen.
Eingangsrechnungen digitalisieren: Brauche ich dafür ein neues System? Nicht zwingend. Sie laden Dateien hoch und bekommen Daten und eine Importdatei zurück. Ihr bisheriger Ablauf mit der Kanzlei bleibt. Preise und Grenzen finden Sie unter /pricing.
Zahlungserinnerung freundlich: Wie formuliere ich das? Das betrifft Ihre Ausgangsrechnungen, nicht diesen Artikel. Ein Beispiel für einen sachlichen Ton: „Zu unserer Rechnung Nr. 2026-0412 vom 3. September haben wir bisher keinen Zahlungseingang. Vielleicht ist sie untergegangen. Anbei noch einmal die Kopie." Wir versenden keine Erinnerungen in Ihrem Namen, auch keine freundlichen.
Was passiert mit einem unleserlichen Foto? Es wird als „bitte prüfen" markiert. Sie sehen es und können ein besseres Foto nachreichen oder die Daten selbst ergänzen.
Kann ich das per Schnittstelle an eigene Software anbinden? Ja, dieselbe Lesefunktion gibt es als API: /developers.