Wer Rechnungen nach DATEV exportiert, kennt das: Die Datei sieht richtig aus, der Steuerberater meldet trotzdem einen Fehler. Fast immer liegt es an einem dieser zwölf Punkte. Alle sind beim Import zu spät zu erkennen — aber vorher leicht zu vermeiden.
DATEV liest Windows-1252, nicht UTF-8. Ein Lieferant mit Umlaut wird in UTF-8 zu Büroservice, im Buchungsstapel steht dann Kauderwelsch, und der Steuerberater fragt nach. In CP-1252 steht dort sauber Büroservice.
Das Feld Belegdatum will DDMM, der 24. März 2026 also 2403. Manche DATEV-Versionen lehnen 2026-03-24 nicht ab, sondern setzen still den 1. Januar. Dann liegen alle Ausgaben des Quartals im Januar. Der Fehler fällt erst bei der Auswertung auf.
Die Beraternummer hat sieben Stellen, die Mandantennummer fünf. Stimmt die Länge nicht, scheitert der ganze Import, nicht nur eine Zeile.
Die Belegnummer muss innerhalb des Wirtschaftsjahres eindeutig sein. Zwei Rechnungen mit derselben Nummer: DATEV bucht beide, verknüpft aber nur ein PDF. Die andere Buchung bleibt ohne Beleg. Die Lieferantenrechnungsnummer ist dafür riskant — zwei Lieferanten können dieselbe Nummer haben. Besser: eigene laufende Nummer wie 2026-0043.
In DATEV-Dateien ist das Komma das Dezimaltrennzeichen, nicht der Punkt. 119.00 statt 119,00 wird je nach Version als 11900 gelesen.
Das BU-Schlüssel steuert die Umsatzsteuer. Für Eingangsrechnungen mit 19 % ist es die 9, mit 7 % die 8. Falscher Schlüssel, falsche UStVA.
Konto und Gegenkonto müssen gefüllt sein. Wir lassen sie bewusst leer, wenn wir nicht raten wollen, und markieren die Zeile, besser ein leerer Wert zum Ausfüllen als eine erfundene Kontonummer.
Bei Leistungen aus dem EU-Ausland nach § 13b UStG gilt eine eigene Schlüsselfamilie. Wer hier den Standard-Schlüssel nimmt, bekommt eine falsche Voranmeldung.
Der Buchungsstapel beginnt mit zwei Kopfzeilen (Formatkennung, Version, Kategorie, Wirtschaftsjahr, Zeitraum). Fehlt eine Angabe, importiert DATEV die Datei nicht.
Fremdwährung muss beim Import berücksichtigt werden. Wer Beträge einfach als Euro ausgibt, bucht falsche Werte.
Wenn derselbe Zeitraum zweimal exportiert und importiert wird, sind die Buchungen doppelt. Der Zeitraum gehört zur Datei, und die Datei nur einmal.
Gutschriften und Stornos brauchen umgekehrte Soll/Haben-Kennzeichen. Sonst wird der Umsatz zweimal erhöht statt korrigiert.
Elf dieser zwölf Fehler entstehen beim Lesen der Rechnung, nicht beim Schreiben der Datei. Wer die Felder sauber ausliest, Datum, Nummer, Steuersatz, Währung — bekommt den Rest geschenkt.
DueBuddy liest Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, PDF, Foto), prüft Summen und Rechenwege und gibt einen DATEV-Buchungsstapel aus, den Ihr Steuerberater direkt importieren kann. Konten tragen Sie oder Ihre Kanzlei ein, das entscheiden wir nicht für Sie.