Montagmorgen in Leipzig: Jana Hoffmann betreibt ein kleines Fotostudio und erhält eine Rechnung über 1.248,00 Euro. Das PDF sieht auf dem Bildschirm sauber aus. Die Rechnung enthält die Rechnungsnummer „RE-2026-041“, ein Zahlungsziel von 14 Tagen und eine IBAN im unteren Bereich. Beim automatischen Auslesen wird aus der Rechnungsnummer jedoch „RE-2026-0A1“. Ein kleiner Unterschied, der später die Suche und Zuordnung erschwert.
Genau an solchen Stellen zeigt sich, warum Rechnung PDF erkennen nicht einfach bedeutet, jedes Dokument fehlerfrei zu lesen. Wir lesen eingehende Rechnungen aus PDF, Foto, Scan, XML und QR-Code, geben die erkannten Rechnungsdaten zurück und erstellen zusätzlich eine Datei für die Buchhaltung. XML und QR-Code lesen wir per Code kostenlos. Kosten entstehen nur bei Fotos und Scans, weil dort eine visuelle Erkennung nötig ist.
Ein PDF kann zwei sehr unterschiedliche Dinge enthalten: echten Text oder nur ein Bild der Rechnung. Bei echtem Text lassen sich Wörter und Zahlen meist direkt auslesen. Ein Scan im PDF sieht zwar ebenfalls ordentlich aus, enthält aber oft nur Pixel. Dann braucht das Dokument OCR.
OCR steht für Texterkennung. Sie versucht, aus Formen wieder Buchstaben und Zahlen zu machen. Das klappt bei einer scharf exportierten Rechnung oft gut. Schwieriger wird es bei:
Ein „8“ kann als „B“ erkannt werden, eine „1“ als „I“ oder eine „0“ als „O“. Auch Kommas und Punkte bereiten Probleme: Aus 1.248,00 Euro kann eine andere Schreibweise werden. Besonders kritisch sind IBAN, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum und Beträge.
Die Erkennung scheitert nicht immer am einzelnen Zeichen. Oft wird die Struktur der Rechnung falsch verstanden. Ein Rechnungsbetrag kann in einer Zwischensumme landen. Die Lieferantennummer wird mit der Rechnungsnummer verwechselt. Ein Datum aus dem Briefkopf wird als Leistungsdatum übernommen.
Auch mehrseitige Rechnungen sind anspruchsvoll. Die erste Seite enthält den Lieferanten und die Rechnungsnummer, die letzte Seite den Gesamtbetrag. Wenn Seiten in falscher Reihenfolge hochgeladen werden, passen die Felder nicht mehr zusammen.
Bei Fotos kommt die Perspektive hinzu. Eine leicht gedrehte Aufnahme kann dazu führen, dass eine Tabellenzeile nicht sauber erkannt wird. Ein QR-Code kann dagegen oft wesentlich zuverlässiger gelesen werden, sofern er vollständig und ausreichend scharf vorliegt. Die darin enthaltenen Daten werden nicht über eine Bildinterpretation erraten, sondern direkt aus dem Code gelesen.
Darum sollten erkannte Rechnungsdaten geprüft werden. Besonders wichtig sind:
Die Ausgabe enthält die Daten in strukturierter Form sowie eine Datei, die an die Buchhaltung weitergegeben werden kann. Bei einem XML-Dokument werden vorhandene Felder ausgelesen. Beim QR-Code werden die codierten Informationen übernommen. Für diese beiden Formate berechnen wir nichts.
Ein gutes Ergebnis beginnt mit einer guten Vorlage. Ein PDF sollte nicht aus einem Screenshot einer Webseite bestehen. Bei einem Foto sollten alle vier Ecken sichtbar sein. Das Handy sollte möglichst parallel zum Blatt gehalten werden. Schatten auf IBAN, Betrag oder Rechnungsnummer sind besonders ungünstig.
Trotzdem lässt sich nicht jeder OCR Fehler vermeiden. Deshalb ist eine einfache Kontrolle sinnvoll. Stimmen Lieferant, Rechnungsnummer und Gesamtbetrag mit dem Original überein? Passt das Zahlungsziel? Wurde das Komma beim Betrag richtig erkannt?
Die Verarbeitung ersetzt keine fachliche Prüfung. Sie nimmt aber das Abtippen ab und macht die wichtigsten Felder übersichtlich. Bei wiederkehrenden Lieferanten kann ein Mensch außerdem schneller sehen, ob ein ungewöhnliches Ergebnis plausibel ist.
Für offene Rechnungen lassen sich Erinnerungen einrichten. Die E-Mails werden nach Google-Autorisierung über die Adresse des Kunden versendet. Jedes einzelne Schreiben wird vom Kunden selbst bestätigt. Die Formulierung wird dabei stufenweise deutlicher: zunächst freundlich, später bestimmter. Ohne Freigabe geht keine Nachricht an den Empfänger.
Wir stellen keine Rechnungen im Namen des Kunden aus und nehmen keine Zahlungen entgegen. Wir ersetzen keinen Steuerberater oder Buchhalter und geben keine Steuerberatung. Ebenso verbinden wir uns nicht mit einer 1C-Datenbank.
Unsere Aufgabe ist enger gefasst: Eingehende Dokumente lesen, Rechnungsdaten strukturiert ausgeben und eine Datei für die Buchhaltung bereitstellen. Die Entscheidung, ob eine Rechnung sachlich und steuerlich korrekt ist, bleibt beim Kunden oder bei der zuständigen Buchhaltung.
Ja. Fotos und Scans können verarbeitet werden. Die Qualität beeinflusst aber die Erkennung. Ein gerades, helles und vollständiges Foto liefert in der Regel bessere Ergebnisse als ein dunkles Bild mit abgeschnittenen Rändern.
Ja. XML und QR-Code lesen wir per Code kostenlos. Wir berechnen nur die Verarbeitung von Fotos und Scans, bei denen OCR und visuelle Analyse erforderlich sind.
Nein. Die Erkennung liefert einen strukturierten Vorschlag. Bei wichtigen Rechnungsdaten sollte der Originalbeleg mit der Ausgabe verglichen werden, besonders bei Beträgen, IBAN, Steuerwerten und Rechnungsnummern.
Nein. Die E-Mail wird über die autorisierte Adresse des Kunden vorbereitet und versendet. Jedes Schreiben muss vom Kunden bestätigt werden. Die Tonalität kann sich über mehrere Stufen verstärken.