In einer Steuerkanzlei gehen Rechnungen auf mehreren Wegen ein: als PDF per E-Mail, als Foto aus einer mobilen Anwendung, als XML-Datei oder als Rechnung mit QR-Code. Eine Mandantin übermittelt beispielsweise eine PDF-Rechnung über 1.250 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer. Die Rechnung wird ausgelesen, die relevanten Daten werden geprüft und anschließend in eine strukturierte Datei für die weitere Verarbeitung überführt.
Für die Kanzlei stellen sich dabei drei Fragen: Sind die Rechnungsdaten vollständig erfasst? Ist die erzeugte Datei dem richtigen Verarbeitungsprozess zugeordnet? Und lässt sich später nachvollziehen, wie aus dem Eingangsdokument die weiterverwendeten Daten entstanden sind?
GoBD-Anforderungen betreffen die Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen. Eine Software kann die Datenerfassung unterstützen. Die Verantwortung für Prozesse, Kontrollen, Aufbewahrung und die vollständige Verfahrensdokumentation bleibt beim Unternehmen beziehungsweise bei der Kanzlei.
Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare Verarbeitung steuerlich relevanter Geschäftsvorfälle. Dazu gehören insbesondere die Nachvollziehbarkeit einzelner Bearbeitungsschritte, die Vollständigkeit der Unterlagen und der Schutz vor unbemerkten Änderungen. Für Rechnungen ist deshalb ein klarer Prozess erforderlich:
Die GoBD-Konformität entsteht daher nicht allein durch den Einsatz eines Erfassungstools. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Technik, Zuständigkeiten, Kontrollen und dokumentierten Arbeitsabläufen. Dieser Artikel beschreibt technische Unterstützung, ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Prüfung.
Bei der Rechnungsverarbeitung sollten drei Ebenen unterschieden werden.
Datei: Das ist das Ergebnis, das in einem Folgesystem weiterverarbeitet werden kann. Für die Verarbeitung stehen DATEV EXTF in der Kategorie 21, CSV und JSON zur Verfügung.
Daten: Dazu zählen zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Beträge, Umsatzsteuerangaben und Zahlungsinformationen, soweit sie aus dem Eingangsdokument ausgelesen werden können. Die Daten müssen vor der Weiterverwendung auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft werden.
Nachweis: Der Nachweis beschreibt, wie der Geschäftsvorfall bearbeitet wurde. Dazu gehören je nach Prozess die Zuordnung des Dokuments, Prüfschritte, Zuständigkeiten und die Aufbewahrung. Ein strukturierter Export allein dokumentiert nicht automatisch den gesamten organisatorischen Ablauf.
Diese Trennung hilft bei der Einrichtung eines belastbaren Kanzleiprozesses. Die Datei dient der Übergabe, die Daten bilden den fachlichen Inhalt und der Nachweis erklärt die Verarbeitung.
Das Produkt liest eingehende Rechnungen in vier Formaten:
XML-Rechnungen und QR-Codes können kostenlos verarbeitet werden. Für Scans gilt ein Preis von 0,07 Euro je Seite. Ein Abonnement ist ab 14,90 Euro erhältlich. Maßgeblich für die Weiterverarbeitung ist, dass das Eingangsdokument und die daraus gewonnenen Daten eindeutig zusammengehören.
Als Ergebnis werden die erkannten Daten sowie eine Datei bereitgestellt. Möglich sind DATEV EXTF Kategorie 21, CSV und JSON. Welche Variante geeignet ist, hängt vom bestehenden Kanzlei- oder Mandantenprozess ab. Vor einer produktiven Nutzung sollte mit Testfällen geprüft werden, ob Felder, Beträge und Zuordnungen in der gewünschten Form ankommen.
Ein GoBD-orientierter Arbeitsablauf braucht klare Kontrollen. Dazu zählen beispielsweise:
Die konkrete Ausgestaltung muss zum Unternehmen, zum Belegvolumen und zur vorhandenen Verfahrensdokumentation passen. Ein Beispiel mit einer Rechnung über 1.250 Euro netto ist lediglich eine Veranschaulichung und keine allgemeine Vorgabe.
Die bereitgestellte DATEV-EXTF-Datei kann für einen nachgelagerten Import oder eine weitere Verarbeitung verwendet werden. Das Produkt verfügt jedoch über keine DATEV-API-Integration. Es lädt keine Daten in DATEV hoch und nimmt dort keine Buchung vor.
Ebenso übernimmt das Produkt keine Buchung, keine Rechnungsstellung und keine Zahlungen. Die fachliche Prüfung, Kontierung, Freigabe und Verbuchung verbleiben im zuständigen System und bei den dafür verantwortlichen Personen.
Für Kanzleien ist diese Abgrenzung wichtig: Die Anwendung unterstützt die Erfassung und strukturierte Ausgabe. Der eigentliche Buchführungsprozess muss weiterhin kontrolliert und dokumentiert werden.
Wir integrieren keine DATEV-API und laden keine Dateien automatisch in DATEV hoch. Wir buchen keine Geschäftsvorfälle und ersetzen keine Prüfung durch Fachpersonal.
Wir erstellen keine Rechnungen und führen keine Zahlungen aus. Auch eine vollständige Verfahrensdokumentation, die Festlegung interner Kontrollen oder die Entscheidung über Aufbewahrungsfristen gehört nicht zum Leistungsumfang.
Die ausgegebenen Daten sollten vor der Übernahme in einen weiteren Prozess geprüft werden. Bei unklaren, unvollständigen oder fehlerhaft erkannten Angaben ist eine manuelle Klärung erforderlich.
Nein. Das Produkt kann die strukturierte Erfassung und Ausgabe von Rechnungsdaten unterstützen. GoBD-Konformität hängt zusätzlich von den gesamten Prozessen, Kontrollen, Zuständigkeiten, der Aufbewahrung und der Verfahrensdokumentation ab.
Zur Auswahl stehen DATEV EXTF Kategorie 21, CSV und JSON. Die passende Variante richtet sich nach dem Zielsystem und dem eingerichteten Kanzleiprozess. Vor dem Echtbetrieb empfiehlt sich eine Prüfung mit eigenen Beispieldokumenten.
Nein. Es gibt keine DATEV-API-Integration und keinen automatischen Upload in DATEV. Das Produkt stellt Daten und Dateien bereit. Prüfung, Import und Buchung erfolgen außerhalb des Produkts durch den jeweiligen Prozess.