Mara führt in Berlin eine kleine Designagentur. In einer Beispielwoche erhält sie 42 Eingangsrechnungen: als PDF per E-Mail, als Handyfoto von einem Beleg und als XML-Datei aus einem Portal. Bevor die Unterlagen in ihre Buchhaltung gehen, muss sie jedes Dokument lesen, wichtige Angaben vergleichen und fehlende Informationen nachfordern.
Genau hier beginnt eine saubere Rechnungskontrolle. Wer Eingangsrechnungen prüfen will, sollte nicht nur auf den Gesamtbetrag schauen. Entscheidend ist, ob Rechnung, Leistung, Lieferant und Buchungsdaten zusammenpassen.
Die Prüfung lässt sich in sieben überschaubare Schritte teilen. Sie hilft, Unstimmigkeiten früh zu erkennen und die Buchhaltung mit verwertbaren Daten zu versorgen.
Lieferant identifizieren
Stimmen Name, Anschrift und Kontaktdaten des Rechnungsstellers mit den bereits bekannten Angaben überein? Eine neue Bankverbindung oder eine abweichende Schreibweise sollte nicht einfach übernommen werden.
Rechnungsempfänger prüfen
Die Rechnung muss an das richtige Unternehmen oder die richtige Organisation adressiert sein. Besonders bei mehreren Gesellschaften, Standorten oder Marken führt eine falsche Empfängeradresse später zu Rückfragen.
Rechnungsnummer und Rechnungsdatum kontrollieren
Beide Angaben gehören zu den wichtigsten Merkmalen eines Belegs. Eine bereits verwendete Rechnungsnummer kann auf eine doppelte Zusendung hinweisen. Das Datum sollte zur Buchungsperiode und zum Dokument passen.
Leistungs- oder Lieferzeitraum abgleichen
Bei Abonnements, Mieten, Beratung und laufenden Services ist der Zeitraum oft wichtiger als das Rechnungsdatum. Prüfen Sie, ob die abgerechnete Leistung tatsächlich in den vereinbarten Zeitraum fällt.
Beträge nachrechnen
Stimmen Einzelpositionen, Zwischensumme, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag miteinander überein? Kleine Rundungsdifferenzen können vorkommen, größere Abweichungen gehören vor der Buchung geklärt.
Doppelte Belege erkennen
Eine Rechnung kann als PDF, Scan und XML eintreffen. Unterschiedliche Dateiformate bedeuten nicht automatisch unterschiedliche Vorgänge. Rechnungsnummer, Lieferant, Datum und Betrag sollten gemeinsam verglichen werden.
Buchungs- und Zahlungsdaten erfassen
Dazu gehören zum Beispiel Fälligkeit, Kostenstelle, Projektbezug, Bestellnummer und Zahlungsinformationen. Fehlende Angaben werden markiert, statt stillschweigend ergänzt zu werden.
Diese Kontrollen ersetzen keine fachliche Beurteilung durch eine Steuerkanzlei oder die interne Buchhaltung. Sie schaffen jedoch eine verlässliche Grundlage, damit auffällige Belege nicht ungeprüft weitergegeben werden.
Wir lesen Eingangsrechnungen in verschiedenen Formaten aus:
Aus dem Dokument werden die relevanten Daten erfasst und als Ergebnis für die weitere Bearbeitung ausgegeben. Dazu kann auch eine Datei gehören, die sich für den vorgesehenen Buchhaltungsprozess verwenden lässt.
Bei XML-Dateien und QR-Codes erfolgt das Auslesen kostenlos, weil die enthaltenen Informationen bereits strukturiert beziehungsweise maschinenlesbar vorliegen. Kosten entstehen nur bei Fotos und Scans, deren Inhalte zunächst per Texterkennung und Dokumentenanalyse erfasst werden müssen.
Ein Bild kann schief fotografiert, schlecht beleuchtet oder teilweise verdeckt sein. Deshalb werden erkannte Werte nicht einfach als sicher behandelt. Unklare Stellen lassen sich kennzeichnen, damit sie vor der Übergabe kontrolliert werden können.
Die Ausgabe ist auf die Daten und die Datei für die Buchhaltung ausgerichtet. Wir buchen nicht selbst in ein System und verbinden uns nicht mit einer 1C-Datenbank.
Eine Rechnungskontrolle endet nicht immer mit der ersten Prüfung. Fehlt zum Beispiel eine Bestellnummer, eine Leistungsbeschreibung oder eine Bestätigung durch die zuständige Person, kann eine Rückfrage nötig sein.
Für solche Fälle können Erinnerungen eingerichtet werden. Die E-Mails werden über die Autorisierung von Google vom Kundenkonto aus versendet. Der Kunde prüft und bestätigt jede einzelne Nachricht selbst, bevor sie verschickt wird.
Der Ton kann sich je nach Stufe verändern:
So bleibt nachvollziehbar, was angefragt wurde und wer den Versand freigegeben hat. Die Funktion verschickt keine Nachrichten eigenmächtig und tritt nicht an die Stelle einer internen Freigabe.
Unser Dienst unterstützt die Vorbereitung und Prüfung von Eingangsrechnungen. Einige Aufgaben bleiben bewusst beim Kunden, bei der Buchhaltung oder bei der Steuerberatung.
Wir liefern ausgelesene Daten, Hinweise zu erkannten Unstimmigkeiten und eine Datei für den vorgesehenen Buchhaltungsprozess. Die abschließende Entscheidung über Buchung, Freigabe und Zahlung bleibt beim Kunden.
Ja. Fotos und Scans können ausgelesen werden. Wichtig sind eine ausreichende Auflösung, vollständige Seiten und gut erkennbare Angaben. Für diese Verarbeitung wird ein Betrag berechnet.
Nein. Das Auslesen von XML und QR-Code ist kostenlos. Berechnet wird nur die Verarbeitung von Fotos und Scans.
Nicht ohne Freigabe. Die Nachricht wird über die Google-Autorisierung des Kunden vorbereitet und von ihm bestätigt. Erst danach wird sie aus dem Kundenkonto versendet.
Nein. Die Prüfung strukturiert Rechnungsdaten und weist auf Auffälligkeiten hin. Buchung, steuerliche Einordnung und abschließende Freigabe bleiben bei den zuständigen Personen.