Thomas hat einen Sanitärbetrieb in Hamburg, vier Mitarbeiter und im September zwölf Rechnungen geschrieben. Bezahlt waren fünf.
Es liegt nicht an unehrlichen Kunden. Es liegt daran, dass niemand ihnen geschrieben hat.
Die erste Erinnerung kommt fast immer zu spät. Wenn Thomas sich durchringt, sind zwei Monate vergangen, die Rechnung ist alt und der Ton ist schon genervt. Der Kunde hört den Ärger, nicht die Bitte.
Der zweite Grund: Es gibt genau einen Text, und der wird für alle verwendet. Ein Kunde, der laut Vertrag in 90 Tagen zahlt, braucht etwas anderes als einer, der es schlicht vergessen hat.
Der entscheidende Punkt ist, woher die Mail kommt.
Wir verbinden Ihr Postfach über die Google-Autorisierung. Wir legen keine eigene Absenderadresse an und schreiben nicht "im Auftrag von". Die Erinnerung erreicht den Kunden von Ihrer Adresse, im selben Verlauf, in dem die Rechnung angekommen ist. Für den Kunden ist es Ihre Mail, kein Fremdsystem.
Jede Mail geben Sie vorher frei. Ohne Ihre Sichtung geht nichts raus.
Der Ton steigt in Stufen, und jedes Schreiben ist kürzer als das vorherige. Und Sie sehen, wer bezahlt hat, ohne selbst nachzuhalten.
7 Tage nach Fälligkeit. Sachlich, es wird von einem Versehen ausgegangen.
Betreff: Rechnung 2026-148 — kurze Erinnerung
Guten Tag, ich wollte nur kurz prüfen, ob die Rechnung 2026-148 vom 12. September über 1.480,00 € bei Ihnen angekommen ist. Wahrscheinlich ist sie nur untergegangen, falls etwas fehlt, schicke ich sie gern noch einmal. Beste Grüße, Thomas
14 Tage nach Fälligkeit. Es wird um ein Datum gebeten.
Guten Tag, ich komme noch einmal auf die Rechnung 2026-148 über 1.480,00 € zurück, fällig am 27. September. Soll ich sie erneut senden? Wenn Sie mir sagen, wann Sie zahlen, kann ich besser planen. Beste Grüße, Thomas
30 Tage nach Fälligkeit. Bestimmt, ohne Drohung. Die Frist wird schriftlich gesetzt.
Guten Tag, die Rechnung 2026-148 über 1.480,00 € ist seit 30 Tagen überfällig. Bitte nennen Sie mir bis Ende der Woche einen Zahlungstermin, damit wir die Sache abschließen können. Freundliche Grüße, Thomas
Danach hilft ein Anruf mehr als eine vierte Mail. Ein schlecht formulierter Text beim vierten Versuch richtet mehr Schaden an als Schweigen.
Eine Erinnerung funktioniert nur, wenn sie weiß, wann sie losgehen soll. Das Datum tragen Sie nicht ein — es kommt aus der Rechnung selbst.
Wenn die Rechnung bei DueBuddy eingeht (PDF, Foto oder XML), lesen wir die Daten aus, einschließlich der Fälligkeit. Von dort zählen die 7, 14 und 30 Tage. Kommt eine Rechnung nur als unscharfes Foto, lesen wir sie trotzdem, genau dafür gibt es den Dienst.
Ein ehrlicher Hinweis zu den Kosten: XML-Dateien und QR-Codes liest der Code, dafür zahlen Sie nichts. Bezahlt wird nur das Lesen von Fotos und Scans.
Ist eine Erinnerung unhöflich? Nein, unhöflich ist das Schweigen. Eine sachliche Erinnerung mit klarem Termin wirkt professionell, nicht fordernd.
Von welcher Adresse geht die Mail raus? Von Ihrer. Wir verbinden Ihr Postfach über die Google-Autorisierung.
Muss ich jede Mail freigeben? Ja.
Was passiert, wenn der Kunde zahlt? Sie sehen es, und die Erinnerungen stoppen von selbst.