Kurz: Statt jede Eingangsrechnung von Hand in DATEV zu tippen, liest ein Werkzeug die Belege aus und schreibt die Felder in eine DATEV-Datei im Format EXTF, Kategorie 21 (Buchungsstapel). Bei elektronischen Rechnungen kommen die Werte direkt aus dem XML, bei Scans aus einer Texterkennung mit anschließenden Prüfungen. Kontieren muss weiterhin ein Mensch.
Ein Buchungsstapel ist keine Rechnungskopie, sondern eine Liste von Buchungszeilen. Die DATEV-Datei im Format EXTF (Versionsnummer 700, Kategorie 21) enthält einen Kopf mit Angaben wie Beraternummer, Mandantennummer, Zeitraum und Sachkontenlänge, danach die Zeilen.
Pro Zeile stehen unter anderem:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Umsatz | Betrag, mit dem gebucht wird |
| Soll/Haben | Kennzeichen für die Buchungsrichtung |
| Konto | Sachkonto |
| Gegenkonto | Gegenkonto, oft das Kreditor-Konto |
| Belegdatum | Datum des Belegs |
| Belegfeld 1 | Enthält häufig die Rechnungsnummer |
| Buchungstext | Kurzer Text zur Buchung |
Wer diesen Stapel automatisch erzeugt, spart das Abtippen der Rohdaten. Das Konto und das Gegenkonto kommen dabei nicht aus der Rechnung, sondern müssen bestimmt werden. Das ist der Teil, den ein Steuerberater oder eine Buchhaltungskraft weiterhin entscheidet.
Aus einer Eingangsrechnung lassen sich diese Felder ziehen:
Bei einer ZUGFeRD-, Factur-X- oder XRechnung-Datei stehen diese Werte im XML. Sie werden also nicht erkannt, sondern gelesen. Bei einem Scan oder Foto kommt eine Texterkennung zum Einsatz, und danach wird geprüft: Ergibt netto plus Steuer den Bruttobetrag? Hat die IBAN die richtige Länge für ihr Land? Sieht die Steuernummer nach dem Format ihres Landes aus? Was nicht zusammenpasst, wird nicht stillschweigend eingesetzt, sondern markiert.
Der Schritt „zur Kontrolle anzeigen" ist der wichtigste, und er wird oft übersprungen. Eine Automatisierung, die falsche Beträge ohne Hinweis einsetzt, ist schlimmer als Handarbeit, weil der Fehler erst bei der Prüfung auffällt, wenn überhaupt.
DueBuddy nimmt die eingehenden Rechnungen entgegen, liest die Felder aus und erzeugt daraus eine DATEV-Datei im Format EXTF, Kategorie 21. Belege mit XML werden direkt gelesen, Belege ohne XML über den Text im PDF, Bilder über eine Bilderkennung mit anschließenden Prüfungen. Unsichere Felder bleiben leer und werden markiert, statt geraten zu werden.
DueBuddy ersetzt keine Buchhaltungssoftware und keinen Steuerberater. Wir kontieren nicht automatisch auf Sachkonten, geben keine Steuerberatung und legen die Kontierung nicht fest — Konto und Gegenkonto tragen Sie (oder Ihr Steuerberater) ein, wir lassen sie leer. Die DATEV-Datei ist dafür vorbereitet und bleibt ohne diese Angaben unvollständig. Ebenso wenig erstellen wir Ihre Ausgangsrechnungen.
Kann ich damit direkt in DATEV Unternehmen online buchen? Wir liefern eine Datei, die sich in DATEV importieren lässt. Ob Ihre Einrichtung den Import automatisch oder mit Zwischenschritt vornimmt, hängt von Ihrer DATEV-Konfiguration ab. Das prüfen wir nicht für Sie.
Was passiert mit Rechnungen ohne XML, also Scans? Sie gehen durch die Bilderkennung. Die Werte werden danach gegen die Summenlogik, die IBAN-Prüfziffer und Länderformate der Steuernummern geprüft. Zweifelsfälle werden markiert.
Wie lange dauert die Erfassung einer Rechnung? Eine elektronische Rechnung ist in Millisekunden gelesen. Ein Scan dauert wenige Sekunden, weil gerendert und erkannt werden muss.
Muss ich prüfen, was das System ausgelesen hat? Ja. Bei elektronischen Rechnungen ist das Auslesen exakt, es kann aber vorkommen, dass ein Feld im Beleg gar nicht gefüllt ist. Bei Scans ist eine Sichtprüfung der markierten Felder sinnvoll.
Stand: 5. Oktober 2026.
Was das kostet: Elektronische Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X, UBL/Peppol) — kostenlos, Scans und Fotos 0,07 € pro Seite.
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