Kurz: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Verkehr E-Rechnungen empfangen können. Empfangen heißt: die Datei annehmen und auswerten. Eine Pflicht, selbst E-Rechnungen zu senden, kommt später und gestaffelt. Wer freiberuflich arbeitet, braucht also keinen neuen Rechnungsversand, sondern einen Weg, die hereinkommenden strukturierten Rechnungen zu verarbeiten.
Früher kam eine Rechnung als Papier, als PDF oder als beides. Seit 2025 ist im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm EN 16931 der vorgeschriebene Weg — Papier und einfaches PDF gelten nur noch übergangsweise. Jedes Unternehmen muss solche Rechnungen annehmen können. Das betrifft auch kleine Firmen und Freiberufler, sofern sie als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gelten.
Wichtig ist die Unterscheidung: Empfangen und Senden sind zwei verschiedene Pflichten mit unterschiedlichem Zeitplan. Die Empfangspflicht greift bereits bei jedem Unternehmer. Die Pflicht, selbst strukturiert zu senden, kommt gestaffelt und wird für kleinere Betriebe aktuell für 2028 angekündigt. Die genauen Stichtage ändern sich, deshalb lohnt ein Blick in das aktuelle BMF-Schreiben, statt sich auf eine Zahl aus einem Blog zu verlassen.
Das ist die häufigste Verwechslung. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es wie eine aussieht. Eine E-Rechnung ist strukturiert: die Werte stehen als Daten darin, nicht als Bild.
Drei Formen begegnen einem praktisch:
Wenn Sie eine Mail mit einer XML-Datei bekommen und nicht wissen, was Sie damit anfangen sollen: Sie sind nicht allein. Genau hier liegt die praktische Frage.
Sie müssen die Rechnung nicht „lesen können", Sie müssen sie verarbeiten. Die Datei enthält alle Werte bereits strukturiert: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuer, IBAN. Es geht also darum, diese Werte in Ihre Buchhaltung zu bekommen, ohne sie abzuschreiben.
Drei Wege, je nach Größe:
| Weg | Geeignet für |
|---|---|
| Manuell im Programm öffnen und Werte übertragen | sehr wenige Belege im Monat |
| Eigene kleine Software, die XML liest | wenn man entwickeln kann oder lässt |
| Dienst, der ausliest und eine Buchungsdatei liefert | wenn man keine Software pflegen will |
Für den dritten Weg sei gesagt: man gibt dabei die Rechnungen aus der Hand, also sollte man wissen, wo sie liegen.
DueBuddy nimmt eingehende Rechnungen entgegen, liest bei ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung, UBL/Peppol und Schweizer QR-Rechnungen die Werte direkt aus den Strukturdaten und erzeugt daraus eine DATEV-Datei (EXTF, Kategorie 21, Buchungsstapel). Bei Belegen ohne Strukturdaten, also Scans und Fotos, kommt eine Bilderkennung mit Prüfungen zum Einsatz. Was nicht sicher ist, wird markiert.
DueBuddy ist kein Rechnungsprogramm und keine Buchhaltungssoftware. Wir erstellen keine Ausgangsrechnungen und kontieren nicht automatisch. Wir geben keine Steuer- oder Rechtsberatung. Und wir sagen Ihnen nicht, welcher Stichtag für Ihren Betrieb gilt, weil das von Ihrer Rechtsform und Größe abhängt und sich ändern kann.
Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich E-Rechnungen empfangen können? Die Empfangspflicht knüpft an die Unternehmereigenschaft, nicht an die Kleinunternehmerregelung. Wer Unternehmer ist, muss empfangen können. Die Einzelheiten hängen von Ihrem Fall ab; im Zweifel den Steuerberater fragen.
Muss ich schon selbst E-Rechnungen schreiben? Aktuell gestaffelt ab 2027/2028 (Stand Oktober 2026). Prüfen Sie den aktuellen Stand, weil sich Stichtage verschieben.
Bekomme ich Probleme, wenn ich eine XRechnung nicht öffnen kann? Öffnen ist das kleinere Problem. Sie können die Werte mit einem Viewer ansehen. Wichtiger ist, dass die Rechnung in die Buchhaltung kommt, sonst fehlt sie später.
Erkennt DueBuddy den Unterschied zwischen PDF und echter E-Rechnung? Ja. Das System bestimmt zuerst, was in der Datei steckt: eingebettetes XML, reiner Text oder Bild. Die Auswertung richtet sich danach.
Stand: 5. Oktober 2026. Die Fristen zur E-Rechnung werden derzeit mehrfach angepasst. Prüfen Sie die Angaben vor einer Entscheidung am Original.
Was das kostet: Elektronische Rechnungen lesen wir kostenlos aus, Scans und Fotos kosten 0,07 € pro Seite — geprüft wird in beiden Fällen gleich.
Weiterlesen: Rechnungen automatisch in DATEV erfassen · Rechnungen einlesen · Über die API