Kurz: DueBuddy liest eingehende Rechnungen aus und erzeugt daraus eine DATEV-Datei (EXTF, Kategorie 21, Buchungsstapel). Elektronische Rechnungen werden aus dem XML gelesen, PDFs mit Text aus dem Text, Scans und Fotos über Bilderkennung mit anschließenden Prüfungen. Unsichere Felder werden markiert statt geraten.
Das Problem in einem Satz
Rechnungen kommen herein, jemand tippt sie ab. Das kostet Zeit, und es passieren Fehler, die man erst Wochen später bemerkt.
Was hereinkommt und wie es behandelt wird
| Was Sie bekommen | Was drin steckt | Wie es ausgewertet wird |
|---|---|---|
| ZUGFeRD, Factur-X | PDF mit eingebettetem XML | XML wird gelesen |
| XRechnung | meist reine XML-Datei | XML wird gelesen |
| Peppol / UBL | XML | XML wird gelesen |
| Schweizer QR-Rechnung | QR-Code mit Rechnungsdaten | QR-Code wird gelesen |
| SEPA-QR (GiroCode) | QR-Code | QR-Code wird gelesen |
| PDF ohne XML | Text im Dokument | Text wird ausgelesen |
| Scan, Foto | Bild | Bilderkennung plus Prüfungen |
Der erste Schritt ist immer derselbe: feststellen, was in der Datei steckt. Erst danach wird entschieden, wie ausgewertet wird.
Welche Felder herauskommen
Lieferant, Anschrift und Land. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Leistungsdatum. USt-IdNr. oder Steuernummer. IBAN, BIC, Bankname. Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag, Währung. Käufer und dessen Nummern.
Bei elektronischen Belegen stehen diese Werte als Daten bereit. Bei Bildern werden sie erkannt und danach geprüft: Summenlogik, IBAN-Länge und Prüfziffer, Länderformate der Steuernummern.
Der Weg zur Buchhaltung
Am Ende steht eine Datei, die sich in DATEV importieren lässt, im Format EXTF (Format 700, Kategorie 21). Darin stehen die Buchungszeilen mit Betrag, Soll/Haben, Belegdatum, Buchungstext und Belegfeld.
Was nicht automatisch passiert: die Kontierung. Welches Sachkonto und welches Gegenkonto gebucht wird, entscheidet die Buchhaltung oder der Steuerberater.
Wann das hilft und wann nicht
Es hilft, wenn viele Rechnungen hereinkommen und die Rohdaten immer wieder abgetippt werden. Es hilft weniger, wenn monatlich drei Belege eintrudeln, denn dann ist die Umstellung mehr Aufwand als der Nutzen.
Es ersetzt keine Buchhaltungssoftware. Und es ersetzt keine Buchhaltungskraft.
Was DueBuddy nicht macht
Wir erstellen keine Ausgangsrechnungen. Wir kontieren nicht. Wir geben keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wir behaupten keine Genauigkeitswerte für Belegarten, die wir nicht gemessen haben (siehe unsere Messmethode).
Weiterlesen
- ZUGFeRD-Rechnung auslesen: so holen Sie das XML aus dem PDF
- DATEV Rechnung automatisch erfassen: ohne Abtippen zum Buchungsstapel
- E-Rechnung empfangen: was Freiberufler und kleine Firmen tun müssen
- Wie genau ist OCR bei Rechnungen? Unsere Messmethode offen gelegt
Häufige Fragen
Brauche ich DATEV, um DueBuddy zu nutzen? Nein. Die DATEV-Datei ist der Weg für Kunden, die mit DATEV arbeiten. Wer anders bucht, kann die Felder auch als Liste bekommen.
Was passiert mit meinen Rechnungen? Das ist eine berechtigte Frage, und die Antwort gehört in Ihre Prüfung, bevor Sie ein Werkzeug einsetzen. Fragen Sie danach, bevor Sie hochladen.
Kann ich das per API anbinden? Ja. Es gibt einen Endpunkt, an den man die Datei schickt und die Felder als JSON zurückbekommt. Ein Beispiel steht in der Dokumentation.
Quellen
- DATEV: Dokumentation Format EXTF, Kategorie 21
- EN 16931, XRechnung (KoSIT), ZUGFeRD (FeRD)
- Swiss Payment Standards: QR-Rechnung
Stand: 5. Oktober 2026.
Nächste Schritte
- Preise — was in jedem Tarif steckt
- API-Fenster — Schlüssel einfügen, Datei ablegen, Daten erhalten
- API-Dokumentation
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