In einer Steuerkanzlei geht eine Rechnung eines ausländischen Beratungsunternehmens ein. Der Rechnungsbetrag beträgt beispielsweise 2.500 Euro. Umsatzsteuer ist nicht ausgewiesen. Stattdessen steht auf dem Dokument: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Die Mandantin fragt, ob die Rechnung ohne Umsatzsteuer gebucht werden darf und welche Angaben für die Umsatzsteuervoranmeldung erforderlich sind.
Dieser Fall ist typisch für Rechnungen mit Bezug zu §13b UStG. Die Rechnung muss zunächst erkannt, fachlich eingeordnet und anschließend korrekt verarbeitet werden. Eine Software kann dabei die Erfassung und Datenübertragung vorbereiten. Die steuerliche Beurteilung des konkreten Umsatzes bleibt eine Aufgabe der zuständigen Fachkraft.
Beim Reverse-Charge-Verfahren wird die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger übertragen. Der leistende Unternehmer stellt in den betroffenen Fällen grundsätzlich keine deutsche Umsatzsteuer in Rechnung. Der Empfänger muss prüfen, ob die Voraussetzungen für die Steuerschuldnerschaft erfüllt sind.
§13b UStG umfasst verschiedene Fallgruppen. Dazu gehören unter bestimmten Voraussetzungen Leistungen ausländischer Unternehmer, bestimmte Bauleistungen, Gebäudereinigungsleistungen, Lieferungen bestimmter Gegenstände sowie weitere gesetzlich geregelte Umsätze. Die Anwendung hängt stets von der Art der Leistung, den beteiligten Unternehmen und den jeweiligen Voraussetzungen ab.
Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist deshalb nicht automatisch eine Reverse-Charge-Rechnung. Umgekehrt kann ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft ein wichtiges Erkennungsmerkmal sein, ersetzt jedoch nicht die Prüfung des zugrunde liegenden Geschäfts.
Bei der ersten Sichtung sollten Buchhalter und Steuerberater mehrere Angaben gemeinsam betrachten:
Die Formulierung auf der Rechnung kann abweichen oder in einer anderen Sprache erscheinen. Bei internationalen Geschäftsvorgängen sind beispielsweise englische Hinweise wie „Reverse charge“ üblich. Entscheidend ist, ob der Hinweis zum konkreten Umsatz passt.
Besondere Aufmerksamkeit verdient die Leistungsbeschreibung. Eine pauschale Angabe wie „Dienstleistung“ reicht für die fachliche Einordnung oft nicht aus. Angaben zu Beratung, Bauarbeiten, Reinigung, Warenlieferung oder elektronischen Leistungen können für die weitere Prüfung wichtig sein.
Bei einem zutreffenden Reverse-Charge-Sachverhalt weist der leistende Unternehmer regelmäßig keine deutsche Umsatzsteuer aus. Der Leistungsempfänger ermittelt die geschuldete Umsatzsteuer selbst. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, kann gleichzeitig ein Vorsteuerabzug in Betracht kommen.
Für die Buchhaltung bedeutet das: Der Rechnungsbetrag und die steuerlichen Folgewirkungen müssen getrennt betrachtet werden. Der ausgewiesene Zahlbetrag entspricht nicht zwingend dem Betrag, der für die Umsatzsteuermeldung maßgeblich ist. Eine Rechnungserfassung sollte daher neben Netto- und Bruttowerten auch Hinweise zum Steuerschlüssel, zur Leistungsart und zum Geschäftspartner berücksichtigen.
Welche Konten und Steuerschlüssel zu verwenden sind, richtet sich unter anderem nach dem Kontenrahmen, dem Sachverhalt und der Beurteilung durch die Kanzlei. Eine automatische Texterkennung darf diese Entscheidung nicht ungeprüft ersetzen.
Für die vorbereitende Verarbeitung können Rechnungen in verschiedenen Formaten vorliegen: als PDF, Foto, XML-Datei oder mit einem QR-Code. Die Anwendung liest eingehende Rechnungen aus und liefert erkannte Daten sowie eine Datei zurück.
Für Kanzleien sind insbesondere folgende Datenfelder relevant:
Bei einem strukturierten XML-Dokument können die Daten direkt aus den vorhandenen Feldern gelesen werden. QR-Codes lassen sich ebenfalls verarbeiten. XML und QR sind kostenlos. Für gescannte Dokumente und Fotos werden 0,07 EUR pro Seite berechnet. Ein Abonnement ist ab 14,90 EUR verfügbar.
Die Ausgabe kann als DATEV EXTF in der Kategorie 21, als CSV oder als JSON erfolgen. Dadurch steht eine strukturierte Grundlage für die weitere Prüfung und Bearbeitung zur Verfügung. Vor einer Übernahme in den Kanzleiprozess sollten die ausgelesenen Werte mit dem Originaldokument abgeglichen werden. Das gilt besonders bei schlecht lesbaren Fotos, mehrsprachigen Rechnungen und komplexen Positionen.
Ein sinnvoller Arbeitsablauf beginnt mit der formalen Kontrolle. Zuerst wird festgestellt, ob die Rechnung den Leistungsempfänger korrekt nennt und ob die Pflichtangaben vollständig erscheinen. Danach folgt die inhaltliche Prüfung des Reverse-Charge-Hinweises.
Im nächsten Schritt sollte die Kanzlei klären, ob der konkrete Umsatz tatsächlich in den Anwendungsbereich des §13b UStG fällt. Dazu gehören die Prüfung des Leistungsorts, des Status der Beteiligten und der einschlägigen Fallgruppe. Auch die Frage, ob ein vollständiger oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich ist, muss anhand des konkreten Sachverhalts beurteilt werden.
Erst danach werden die passenden Buchungsinformationen festgelegt. Eine erkannte Textstelle wie „Reverse charge“ ist somit ein Prüfsignal. Sie ist keine automatische Entscheidung über die steuerliche Behandlung.
Die Anwendung bietet keine DATEV-API-Integration und lädt keine Daten in DATEV hoch. Sie führt keine Buchungen aus und ersetzt keine steuerliche oder buchhalterische Prüfung. Ebenso werden keine Rechnungen gestellt und keine Zahlungen ausgelöst.
Geliefert werden ausgelesene Rechnungsdaten sowie eine Datei in DATEV EXTF Kategorie 21, CSV oder JSON. Die weitere Verarbeitung erfolgt außerhalb der Anwendung durch die zuständige Kanzlei oder das zuständige Unternehmen.
Bei einem zutreffenden Reverse-Charge-Sachverhalt wird die deutsche Umsatzsteuer regelmäßig nicht gesondert ausgewiesen. Das Fehlen der Umsatzsteuer allein beweist jedoch nicht, dass §13b UStG anwendbar ist. Der zugrunde liegende Umsatz muss geprüft werden.
Nein. Der Hinweis ist ein wichtiges Erkennungsmerkmal, ersetzt aber nicht die Prüfung von Leistung, Beteiligten, Leistungsort und weiteren Voraussetzungen. Die Software kann den Hinweis aus dem Dokument auslesen und als Daten bereitstellen.
Verarbeitet werden PDF-Dateien, Fotos, XML-Rechnungen und QR-Codes. XML und QR sind kostenlos. Für Scans werden 0,07 EUR pro Seite berechnet. Die Ausgabe ist als DATEV EXTF Kategorie 21, CSV oder JSON möglich.