Eine Geschichte über eine Aufgabe, die niemand mag: fremde Rechnungen in die Buchhaltung bringen.
Katrin macht die Buchhaltung für vier kleine Firmen. Keine Buchhaltungssoftware, kein Team, nur sie und ein Steuerberater, der am Monatsende eine DATEV-Datei bekommt.
Jeden Monat kommen bei ihr etwa zweihundert Eingangsrechnungen an: Lieferanten, Versicherungen, Software-Abos, Handwerker. Alle müssen erfasst werden. Bis vor Kurzem hieß das: PDF öffnen, Werte ablesen, in DATEV eintippen. Etwa sechs Stunden im Monat, verteilt auf Abende.
Der Ärger ist weniger die Zeit als die Fehler. Eine Zahlendreher in der IBAN, ein falscher Betrag bei einer Rechnung mit Rabatt. Anfang des Jahres hatte sie eine Rechnung mit verschiedenen Steuersätzen, bei der die Summe nicht aufging. Gemerkt hat sie es erst, als der Steuerberater nachfragte.
Katrin hat zuerst nach Buchhaltungssoftware gesucht. Das Ergebnis war verwirrend: Alle Programme wollten sie als Rundum-Lösung verkaufen. Rechnungen schreiben, Bank anbinden, Umsatzsteuer, Jahresabschluss. Alles zusammen, ab etwa fünfundzwanzig Euro im Monat.
Ihr Problem war ein anderes. Sie brauchte keine Buchhaltung, sie hatte schon eine. Sie brauchte jemanden, der das Abtippen übernimmt.
Bei einem Gespräch mit einer befreundeten Buchhalterin fiel ein Satz, der Katrin hängen blieb: „Wenn die Rechnung als ZUGFeRD kommt, musst du sie gar nicht lesen. Da stehen die Zahlen drin."
Sie sah sich das an. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem zusätzlich eine XML-Datei liegt. Die Werte sind also nicht auf ein Bild gedruckt, wo man sie erkennt, sondern stehen als Daten darin. Ein Programm kann sie lesen. Exakt.
Sie prüfte ihre zweihundert Rechnungen: Mehr als die Hälfte enthielt schon diese XML-Datei, ohne dass es jemand wusste oder nutzte.
Katrin suchte ein Werkzeug, das genau das tut und nicht mehr. Keine Buchhaltung, kein Banking, keine Umsatzsteuer. Nur: Rechnungen einlesen und eine DATEV-Datei ausgeben.
Sie wurde bei DueBuddy fündig. Der Ablauf ist kurz:
Wichtig für sie war etwas anderes: Was nicht sicher erkannt wird, bleibt leer und wird markiert. Sie hat früher schon mit einem Werkzeug gearbeitet, das einfach irgendetwas eingesetzt hat, und musste dann jede Zahl gegenprüfen. Das kostet mehr Zeit als das Abtippen.
Das Erfassen dauert jetzt Minuten statt Abende. Die Fehlerfälle sind sichtbar: markierte Felder sieht sie sofort, statt sie beim Steuerberater zu entdecken.
Was sich nicht geändert hat: Sie kontiert weiterhin selbst. Welches Konto, welches Gegenkonto — diese Entscheidung nimmt ihr kein Werkzeug ab, und sie würde es auch nicht wollen.
Muss Katrin ihre Software wechseln? Nein. Die Buchhaltung bleibt, nur das Erfassen wird automatisch.
Was ist mit Rechnungen ohne XML? Sie laufen über die Erkennung des Textes oder des Bildes und werden danach geprüft. Was unsicher ist, wird markiert.
Was kostet das? Der Tarif für Eingangsrechnungen liegt bei 690 ₽ im Monat (ungefähr 7 Euro). Die Preise und was enthalten ist, stehen auf der Preisseite.
Namen und Firmenangaben sind verändert. Die beschriebene Situation steht für viele kleine Büros; die technischen Angaben sind unsere eigene Umsetzung, nachlesbar in der Messmethode.