Kurz: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei, in der die Rechnungsdaten zusätzlich als XML stecken. Man muss die Zahlen also nicht vom Bild ablesen, sondern kann sie direkt aus dem XML lesen: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, IBAN, USt-IdNr. Das ist keine Erkennung mit Fehlerquote, sondern schlichtes Auslesen.
Eine ZUGFeRD-Datei hat zwei Ebenen. Vorne liegt ein PDF im Format PDF/A-3, das aussieht wie jede andere Rechnung. Darin eingebettet liegt eine XML-Datei mit denselben Daten in strukturierter Form. Die Struktur folgt dem europäischen Standard EN 16931, also demselben Datenmodell, das auch XRechnung und Peppol verwenden.
Genau genommen heißen die drei Varianten unterschiedlich, sind aber verwandt:
| Name | Wo üblich | PDF dabei? |
|---|---|---|
| ZUGFeRD | Deutschland, ab Version 2.0 | ja, PDF/A-3 mit XML |
| Factur-X | Frankreich | ja, technisch dasselbe wie ZUGFeRD 2.x |
| XRechnung | Deutschland, vor allem B2G | meist nur XML, kein PDF nötig |
Innerhalb von ZUGFeRD gibt es Profile. Sie sagen, wie viele Felder enthalten sein müssen: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (früher COMFORT) und EXTENDED. Für die Buchhaltung reicht meist BASIC oder höher, denn erst dort sind Positionsdaten und Steuersätze vollständig.
Der Unterschied ist praktisch, nicht theoretisch. Wenn Sie ein ZUGFeRD-PDF durch eine OCR-Erkennung schicken, wird ein Bild analysiert und geraten, welche Ziffer eine Acht und welche eine Drei ist. Bei einer sauberen Datei geht das meist gut, bei einem schlechten Scan auch nicht.
Wenn Sie stattdessen das XML lesen, kommt genau der Wert heraus, den der Rechnungssteller geschrieben hat. Kein Vertipper, keine verwechselte Kommazahl, keine halbe IBAN. Die IBAN aus einem XML ist vollständig, weil sie im XML vollständig steht.
Dazu kommt die Zeit. Ein XML zu lesen dauert Millisekunden. Ein PDF zu rendern und zu erkennen dauert Sekunden.
1. Von Hand, für einen einzelnen Beleg. Manche PDF-Programme zeigen eingebettete Dateien an. In Acrobat etwa unter „Anlagen". Für ein oder zwei Rechnungen im Monat ist das ein gangbarer Weg, für dreißig nicht.
2. Mit einem Skript. Ein ZUGFeRD-PDF ist technisch ein Archiv. Man kann die XML-Datei extrahieren und dann die Felder mit einem XML-Parser herausziehen. Das ist der Weg für Entwickler, die eine eigene Pipeline bauen.
3. Über einen Dienst mit API. Man schickt die Datei weg und bekommt die Felder als JSON zurück. Das ist der Weg, wenn man keine eigene Software pflegen will.
Wichtig für alle drei Wege: nicht jede ZUGFeRD-Datei ist vollständig. Es kommt vor, dass ein Feld leer bleibt, das laut Profil gefüllt sein müsste. Ein gutes Werkzeug erkennt das und sagt es, statt eine leere Stelle stillschweigend zu übergehen.
DueBuddy liest bei ZUGFeRD und Factur-X die Daten direkt aus dem XML. Für diese Belege gibt es keine Erkennungsquote im üblichen Sinn, weil nichts erkannt wird, sondern gelesen. Die Felder landen in einer Liste, die sich als DATEV-Datei (EXTF, Format 700, Buchungsstapel) an die Buchhaltung oder den Steuerberater übergeben lässt.
Bei Belegen, die kein XML enthalten, greift DueBuddy auf den Text im PDF zurück, und wenn auch der fehlt, auf eine Bilderkennung. Danach laufen Prüfungen: Summen werden nachgerechnet, die IBAN wird auf Länge und Prüfziffer geprüft, Steuernummern werden nach Länderformat kontrolliert.
DueBuddy erstellt keine Rechnungen und ersetzt keine Buchhaltungssoftware. Wenn Sie Rechnungen schreiben wollen, sind Lexware, sevDesk oder ein kostenloses Werkzeug der richtige Weg. DueBuddy kümmert sich um die Rechnungen, die bei Ihnen hereinkommen.
DueBuddy gibt auch keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie XRechnung? Nicht ganz. Beide nutzen das Datenmodell EN 16931, aber XRechnung ist für Behörden gedacht und liegt meist als reine XML vor. ZUGFeRD ist ein PDF mit XML darin.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X? Der Name. Factur-X ist die französische Bezeichnung für technisch dieselbe Sache.
Muss ich ZUGFeRD-Rechnungen annehmen? Im deutschen B2B-Verkehr müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Empfangen, nicht zwingend senden.
Woher weiß ich, ob ein PDF ein ZUGFeRD-PDF ist?
Man erkennt es oft daran, dass das PDF/A-3 ist oder eine eingebettete XML-Datei mit Namen wie zugferd-invoice.xml oder factur-x.xml enthält. Sicherheit gibt nur das Nachsehen im Dateiinneren.
Stand: 5. Oktober 2026. Wir prüfen diese Angaben regelmäßig, weil sich die Vorgaben zur E-Rechnung derzeit ändern.