In einer Kanzlei geht eine Eingangsrechnung per E-Mail ein. Der Anhang sieht aus wie ein gewöhnliches PDF. Beim genaueren Hinsehen enthält die Datei jedoch zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. In einem anderen Fall kommt eine XRechnung als reine XML-Datei aus einem Portal. Eine weitere Rechnung liegt als Foto vor, ergänzt durch einen QR-Code.
Für den Berater sehen diese Vorgänge ähnlich aus: Die Rechnung muss erfasst, geprüft, dem richtigen Mandanten zugeordnet und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden. Technisch unterscheiden sich die Eingänge jedoch erheblich. Die Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung sind deshalb für den Arbeitsablauf entscheidend.
ZUGFeRD verbindet eine visuell lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Das PDF ist für Menschen gedacht. Die XML-Daten liefern Felder, die von Software verarbeitet werden können, etwa Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Positionen, Steuerbeträge und Zahlungsinformationen.
Für den Berater bedeutet das: Die PDF-Ansicht kann zur Sichtprüfung verwendet werden. Gleichzeitig lassen sich die eingebetteten Daten maschinell auslesen. Voraussetzung ist, dass die XML-Daten technisch korrekt eingebettet und inhaltlich plausibel sind. Ein vorhandenes ZUGFeRD-PDF garantiert daher nicht automatisch, dass jeder Inhalt fehlerfrei oder vollständig ist.
Je nach ZUGFeRD-Profil kann der Umfang der strukturierten Daten variieren. Für die Verarbeitung ist daher relevant, welches Profil verwendet wurde und ob die enthaltenen Angaben zum sichtbaren Dokument passen.
Eine XRechnung ist grundsätzlich eine strukturierte XML-Rechnung. Sie enthält die Rechnungsinformationen in vorgegebenen Feldern und wird häufig über elektronische Rechnungsplattformen oder als E-Mail-Anhang übermittelt. Eine unmittelbar lesbare PDF-Datei muss nicht Bestandteil des Rechnungseingangs sein.
Das verändert den Prüfprozess. Der Berater oder die Buchhaltung arbeitet zunächst mit den XML-Daten. Für eine visuelle Kontrolle kann eine geeignete Darstellung erzeugt werden. Entscheidend bleibt jedoch die strukturierte Datei selbst. Das gilt insbesondere für Pflichtangaben, Leitweg-ID, Zahlungsbedingungen und die Zuordnung der Rechnungsdaten.
Eine XRechnung ist deshalb nicht einfach ein PDF in elektronischer Form. Sie ist ein Datenformat mit festgelegter Struktur. Fehler können bei der technischen Validierung, bei einzelnen Feldern oder im Abgleich mit dem zugrunde liegenden Geschäftsvorgang auftreten.
In der Praxis kommen vier typische Eingangssituationen vor:
Zusätzlich kann ein QR-Code Rechnungsdaten enthalten. Wird er zuverlässig erkannt, lassen sich bestimmte Angaben direkt aus dem Code übernehmen. QR-Daten ersetzen jedoch nicht automatisch die fachliche Prüfung des vollständigen Belegs.
Für Kanzleien ist die Eingangsart deshalb ein wichtiger Bestandteil des Prozesses. Sie bestimmt, welche Daten bereits strukturiert vorliegen, welche Informationen erkannt werden müssen und an welcher Stelle eine Sichtkontrolle sinnvoll ist.
Automatisierte Erfassung reduziert manuelle Übertragungsarbeit. Sie nimmt der Kanzlei jedoch nicht jede Prüfung ab. Besonders relevant sind der Abgleich von Lieferant, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Nettobeträgen, Umsatzsteuer und Bruttobetrag. Auch Kontierung, Vorsteuerbeurteilung und die Zuordnung zum Mandanten gehören in den fachlichen Prozess.
Bei ZUGFeRD sollte die sichtbare PDF-Ansicht mit den XML-Daten übereinstimmen. Bei XRechnung muss geprüft werden, ob die XML-Struktur korrekt interpretiert und vollständig übernommen wurde. Bei Scans und Fotos können Zeichen verwechselt oder Tabellen unvollständig erkannt werden.
Die Erfassung liefert damit eine Arbeitsgrundlage. Sie ersetzt keine steuerliche oder buchhalterische Beurteilung des einzelnen Geschäftsvorgangs.
Razbor liest eingehende Rechnungen in den Formaten PDF, Foto, XML und QR und stellt die erkannten Rechnungsdaten sowie eine Datei bereit. Möglich sind DATEV EXTF in der Kategorie 21, CSV und JSON.
XML- und QR-Eingänge können kostenlos verarbeitet werden. Für Scans gilt ein Preis von 0,07 EUR pro Seite. Ein Abonnement ist ab 14,90 EUR verfügbar. Welche Ausgabe für einen Prozess geeignet ist, hängt von der vorhandenen Kanzleisoftware und dem gewünschten Übergabeweg ab.
Die DATEV-EXTF-Datei kann als standardisierte Datei für die weitere Verarbeitung dienen. Sie wird nicht über eine direkte DATEV-Anbindung übertragen. Die Kanzlei erhält die Datei und entscheidet selbst, wie sie diese im eigenen Ablauf verwendet.
Razbor bietet keine DATEV-API-Integration. Es erfolgt kein Hochladen in DATEV. Das Produkt nimmt keine Buchungen vor und ersetzt keine fachliche Kontierung oder Prüfung.
Ebenso übernimmt Razbor keine Rechnungsstellung und keine Zahlungen. Die Verarbeitung endet bei der Erkennung und Bereitstellung der Daten und Dateien. Die weitere Bearbeitung bleibt bei der Kanzlei oder beim Unternehmen.
Diese Abgrenzung ist für die Prozessplanung wichtig. Wer einen vollständig automatisierten Ablauf bis zur Verbuchung oder Zahlung sucht, benötigt dafür zusätzliche Systeme und klar definierte Freigabeschritte.
ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. XRechnung liegt grundsätzlich als strukturierte XML-Datei vor. Bei ZUGFeRD kann die PDF-Ansicht die Sichtprüfung erleichtern. Bei XRechnung steht die strukturierte Datenverarbeitung im Mittelpunkt.
Nicht zwingend. Die XRechnung ist als strukturierte XML-Datei zu verarbeiten. Ob für interne Abläufe zusätzlich eine lesbare Darstellung erzeugt oder gespeichert wird, hängt vom jeweiligen Prozess und den geltenden Anforderungen ab. Eine konkrete rechtliche Einordnung des Einzelfalls sollte die Kanzlei selbst vornehmen.
Nein. Razbor erstellt unter anderem eine DATEV-EXTF-Datei der Kategorie 21, lädt sie jedoch nicht über eine DATEV-API hoch und nimmt keine Buchung vor. Die Datei wird für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.