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Zahlungserinnerung: freundlich formulieren, klar fordern
Eine Zahlungserinnerung ist kein Mahnschreiben: Sie geht vor der Frist oder kurz danach, nennt Rechnungsnummer und Betrag und fragt nach einem Zahldatum.
5 Belege kostenlos. PDF, Foto oder XML — Daten als CSV, Excel oder DATEV.
Der Unterschied zur Mahnung
Erinnerung: freundlich, ohne Rechtsfolgen, meist kurz nach Fälligkeit.
Mahnung: formeller, mit Frist und Hinweis auf Verzug — erst wenn die Erinnerung nichts gebracht hat.
Was in jede Erinnerung gehört
Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und wie viele Tage offen.
Eine konkrete Frage: bis wann wird gezahlt?
Name und Durchwahl einer Person, damit geantwortet werden kann.
Textbaustein, der funktioniert
«Guten Tag Frau Meier, die Rechnung 1042 über 2.400 € ist am 14. November fällig gewesen. Können Sie mir bestätigen, bis wann die Zahlung eingeplant ist?»
Zwei Sätze, eine Frage. Alles Weitere ist Höflichkeit, die den Kern verdecken kann.
Wann der Ton wechselt
Nicht nach Kalender, sondern nach Reaktion: Antwortet niemand, wird der nächste Schritt formeller.
Nach der zweiten Mahnung bringt eine dritte E-Mail selten Geld — dann hilft das Telefonat.
Häufige Fragen
Ist eine Zahlungserinnerung rechtlich nötig?
Nein, sie ist eine gute Praxis. Verzug und Kosten hängen von Vertrag und Gesetz ab — das ist ein Fall für die Beratung, nicht für eine Vorlage.
Per E-Mail oder per Post?
Per E-Mail ist üblich und schnell; bei strittigen Fällen ist ein Nachweis über den Zugang wichtig.