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Mahnung schreiben: formell, mit Frist
Eine Mahnung ist ein Dokument: Datum, Rechnungsnummer, Betrag, Frist und die Folge bei Nichtzahlung. Sie wird geschrieben, damit Dritte den Vorgang verstehen.
5 Belege kostenlos. PDF, Foto oder XML — Daten als CSV, Excel oder DATEV.
Aufbau
Kopf mit Absender und Empfänger, Datum, Betreff mit Rechnungsnummer.
Absatz 1: Sachverhalt (Rechnung, Fälligkeit, offener Betrag, Tage).
Absatz 2: Aufforderung mit Datum.
Absatz 3: was passiert, wenn die Frist verstreicht.
Die Frist
Konkretes Datum statt «umgehend»: «bis zum 5. Dezember».
Realistisch: eine Frist von drei Tagen ist keine Frist, sondern eine Drohung.
Mustertext
«Sehr geehrte Frau Meier, trotz Zahlungserinnerung vom 17. November ist die Rechnung 1042 über 2.400 € weiterhin offen. Wir bitten um Ausgleich bis zum 5. Dezember. Sollte bis dahin keine Zahlung oder eine verbindliche Vereinbarung vorliegen, werden wir den Vorgang an unser Inkassoverfahren übergeben.»
Was nicht hineingehört
Rechtsbehauptungen, die Sie nicht belegen können (Verzugszinsen ohne Grundlage).
Emotionen: «Enttäuscht» gehört in ein persönliches Gespräch, nicht in eine Mahnung.
Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen sind normal?
Zwei bis drei, danach eskaliert man. Immer dieselbe Mahnung zu wiederholen wirkt hilflos.
Muss die Mahnung per Post kommen?
Ein Nachweis über den Zugang hilft. E-Mail ist üblich, Einschreiben bei strittigen Fällen.