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Mahnwesen: vier Stufen und eine Entscheidung
Ein Mahnwesen hat vier Stufen — Erinnerung, erste Mahnung, letzte Mahnung, Eskalation — und eine Entscheidung am Ende: Inkasso, Ratenplan oder Abschreibung.
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Die vier Stufen
1. Zahlungserinnerung, kurz nach Fälligkeit.
2. Erste Mahnung mit Frist.
3. Letzte Mahnung mit klarer Folge.
4. Entscheidung: Inkasso, Vereinbarung oder Ausbuchung.
Wer zuständig ist
Eine Person, ein fester Wochentag, eine Liste. Ohne Zuständigkeit bleibt das Mahnwesen Zufall.
Bei mehreren Personen: klare Beträge und Kunden, damit niemand doppelt mahnt.
Wann Inkasso sinnvoll ist
Wenn die Kosten des Nachlaufens den Betrag übersteigen.
Wenn der Kunde nicht mehr reagiert und keine Geschäftsbeziehung zu retten ist.
Nicht als Drohung, die man nicht wahr macht — das lernt der Kunde und ignoriert alles Weitere.
Was das Mahnwesen nicht löst
Fehlerhafte Rechnungen: falsche Bestellnummer, falsche Bankverbindung, falscher Empfänger. Erst prüfen, dann mahnen.
Zahlungsunfähigkeit: dort hilft kein Schreiben, sondern eine Entscheidung.
Häufige Fragen
Ab wann darf ich mahnen?
Nach Fälligkeit. Ab wann Verzug mit Folgen eintritt, regelt Vertrag und Gesetz — das ist eine Rechtsfrage.
Lohnt sich Mahnsoftware?
Wenn mehr als eine Handvoll Rechnungen pro Monat offen bleiben: ja, weil sie das Stoppen bei Zahlungseingang übernimmt.