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Zahlungserinnerung Vorlage: zwei Fassungen
Zwei Vorlagen reichen: eine kurze für Stammkunden und eine förmlichere für neue oder große Kunden. Beide nennen Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und eine Frage.
5 Belege kostenlos. PDF, Foto oder XML — Daten als CSV, Excel oder DATEV.
Vorlage A — kurz
Betreff: Rechnung 1042 — fällig am 14.11.
«Guten Tag Frau Meier, die Rechnung 1042 über 2.400 € ist am 14. November fällig. Können Sie mir bestätigen, bis wann die Zahlung eingeplant ist? Die Rechnung hänge ich zur Sicherheit noch einmal an.»
Für Kunden, mit denen Sie regelmäßig zu tun haben.
Vorlage B — förmlicher
Betreff: Zahlungserinnerung Rechnung 1042
«Sehr geehrte Frau Meier, unsere Rechnung 1042 vom 31. Oktober über 2.400 € ist am 14. November fällig gewesen. Bisher konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte teilen Sie uns mit, bis wann die Zahlung erfolgt. Sollte die Rechnung nicht vorliegen, senden wir sie gern erneut.»
Für neue Kunden, größere Beträge oder wenn der Vorgang dokumentiert werden soll.
Platzhalter richtig nutzen
Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Name — immer konkret einsetzen. «Ihre Rechnung» ohne Nummer wirkt wie Serienmail und wird entsprechend behandelt.
Bei mehreren offenen Rechnungen: eine Liste mit Nummern, Beträgen und Summe.
Was keine Vorlage leistet
Sie ersetzt nicht die Prüfung, ob die Rechnung korrekt war: falsche Bestellnummer oder falsche Bankverbindung sind häufige Ursachen für «nicht gezahlt».
Häufige Fragen
Darf ich die Vorlagen frei verwenden?
Ja, passen Sie Namen, Beträge und Ton an. Sie sind als Textbausteine gedacht.
Gehören Mahnkosten in die Erinnerung?
Nicht in die erste. Ob und in welcher Höhe Kosten zulässig sind, hängt von Vertrag und Gesetz ab.