Faktura z Krajowego Systemu e-Faktur nie wygląda jak dokument, do którego przywykliśmy. To plik XML z nadanym numerem KSeF — i właśnie ten numer, a nie nazwa pliku, jest identyfikatorem dokumentu.
Co dokładnie dostajesz
Po wystawieniu faktury w KSeF otrzymujesz:
- numer KSeF — unikalny identyfikator dokumentu w systemie, format z datą i ciągiem znaków
- plik XML — struktura danych: sprzedawca, nabywca, pozycje, stawki, kwoty
- wizualizację — PDF wygenerowany z XML, wyłącznie do celów poglądowych
Wizualizacja nie jest dokumentem księgowym. Dokumentem jest XML i jego numer w systemie.
Krok po kroku: od pliku do księgowości
- Sprawdź numer KSeF — powinien być zapisany razem z fakturą; bez niego trudno później udowodnić, że dokument istnieje w systemie
- Zweryfikuj NIP nabywcy — faktura wystawiona na niewłaściwy podmiot nie trafi do kosztów tego podmiotu
- Odczytaj pozycje i kwoty — netto, VAT, brutto, z podziałem na stawki
- Sprawdź sumę kontrolną: netto + VAT = brutto, co do grosza
- Sprawdź duplikat — czy ten sam numer KSeF nie został już zaksięgowany
- Przekaż do księgowości — w formie, którą przyjmie: XML, CSV albo wprowadzone dane
Dlaczego XML jest tańszy niż zdjęcie
To nie kwestia wygody, a kosztu i ryzyka:
Dlatego faktura z KSeF powinna być odczytywana jako dane, a nie przepisywana z PDF-a.
Najczęstsze błędy w praktyce
- Numer KSeF nie zapisany — faktura istnieje, ale nie da się jej powiązać z systemem
- Wizualizacja traktowana jak oryginał — brak numeru i struktury danych
- Faktura wystawiona na inny podmiot grupy — koszt u jednego, dokument u drugiego
- Brak kontroli duplikatów — ta sama faktura księgowana dwa razy przy dwóch kanałach dostawy
- Data wystawienia mylona z datą sprzedaży — wpływa na okres rozliczeniowy
Co zrobić, jeśli dostajesz też faktury spoza KSeF
Faktury zagraniczne, paragony i dokumenty od firm nieobjętych systemem nadal przychodzą jako PDF lub zdjęcie. Wtedy działa rozpoznawanie: numer, data, kontrahent, kwoty, VAT — plus kontrola sum.
Warto trzymać jeden proces dla obu: dokument wchodzi, dane są odczytywane, sumy sprawdzane, duplikat wyłapany. Różnica jest tylko w metodzie odczytu.
O naszym odczycie faktur · Pięć faktur bezpłatnie
Materiał praktyczny, nie doradztwo podatkowe: obowiązki i terminy w KSeF zależą od Twojej sytuacji i aktualnych przepisów.