Marta prowadzi małe studio projektowe w Krakowie. W jednym z przykładowych miesięcy miała 18 faktur sprzedażowych, a trzy z nich pozostały nieopłacone po terminie. Każda wymagała osobnego sprawdzenia, napisania wiadomości i pilnowania, czy klient odpowiedział. Przy takich sytuacjach przydaje się automatyczne przypomnienie o zapłacie, ale z ważnym warunkiem: to klient zachowuje kontrolę nad treścią i wysyłką.
Najpierw odczytujemy dane z faktury przychodzącej. Obsługujemy PDF, zdjęcia, skany, XML oraz kody QR. Z dokumentu można wyciągnąć między innymi numer faktury, datę wystawienia, termin płatności, kwotę, dane kontrahenta i numer rachunku.
XML i QR odczytujemy kodem bez opłat. Pieniądze pobieramy wyłącznie za pracę z fotografiami i skanami, ponieważ wymagają one rozpoznania obrazu. Po odczytaniu danych otrzymujesz je w uporządkowanej formie oraz plik, który można przekazać do księgowości.
To rozdziela dwie sprawy:
Jeśli faktura nieopłacona ma już zapisany termin płatności, funkcja przypomnień może wykorzystać go do ustawienia kolejnych etapów. Przed wysłaniem wiadomości klient sprawdza, do kogo i z jaką treścią ma ona trafić.
Pierwsza wiadomość powinna być spokojna i rzeczowa. Po siedmiu dniach od terminu płatności odbiorca mógł przeoczyć fakturę, mieć błąd w systemie albo czekać na dodatkową informację. Nie ma potrzeby zaczynać od ostrego tonu.
Temat: Przypomnienie o płatności za fakturę nr [NUMER]
Dzień dobry,
chciałbym/chciałabym przypomnieć o płatności za fakturę nr [NUMER] z terminem płatności [DATA]. Do zapłaty pozostaje [KWOTA] [WALUTA].
Proszę o sprawdzenie, czy dokument został poprawnie otrzymany i przekazany do płatności. Jeśli przelew został już wykonany, proszę o zignorowanie tej wiadomości lub przesłanie potwierdzenia.
W razie pytań pozostaję do dyspozycji.
Pozdrawiam,
[IMIĘ I NAZWISKO]
[FIRMA]
Taki wzór sprawdzi się, gdy chcesz rozpocząć kontakt bez sugerowania złej woli. W wiadomości dobrze zostawić numer faktury, kwotę i termin. Odbiorca może wtedy szybko odnaleźć dokument.
Po dwóch tygodniach treść może być bardziej bezpośrednia. Nadal pozostaje uprzejma, ale jasno wskazuje, że płatność jest opóźniona.
Temat: Nieopłacona faktura nr [NUMER] – prośba o płatność
Dzień dobry,
faktura nr [NUMER] na kwotę [KWOTA] [WALUTA] nadal nie została przez nas odnotowana jako opłacona. Jej termin płatności upłynął [DATA].
Proszę o uregulowanie należności do [NOWA DATA] albo o informację, kiedy możemy spodziewać się przelewu. Jeśli płatność została już zrealizowana, proszę o przesłanie potwierdzenia.
Dane do przelewu:
[NAZWA ODBIORCY]
[NUMER RACHUNKU]
[TYTUŁ PRZELEWU]
Pozdrawiam,
[IMIĘ I NAZWISKO]
W tym etapie warto podać termin odpowiedzi lub proponowaną datę przelewu. Nie trzeba dodawać długich wyjaśnień. Konkret ułatwia reakcję po stronie kontrahenta.
Po trzydziestu dniach przypomnienie o zapłacie może mieć stanowczy ton. Nadal powinno opierać się na faktach, bez gróźb i niejasnych zapowiedzi.
Temat: Pilne: faktura nr [NUMER] pozostaje nieopłacona
Dzień dobry,
pomimo wcześniejszych przypomnień faktura nr [NUMER] z terminem płatności [DATA] nadal pozostaje nieopłacona. Kwota należności wynosi [KWOTA] [WALUTA].
Proszę o uregulowanie płatności do [DATA] lub przesłanie informacji o przyczynie opóźnienia. Jeśli przelew został wykonany, proszę o potwierdzenie, abyśmy mogli sprawdzić jego zaksięgowanie.
W przypadku braku odpowiedzi skontaktujemy się ponownie w sprawie dalszego rozwiązania tej sytuacji.
Pozdrawiam,
[IMIĘ I NAZWISKO]
[FIRMA]
Etapy 7, 14 i 30 dni pokazują rosnącą stanowczość, ale nie oznaczają bezwarunkowego wysyłania wiadomości. Pisma wychodzą z adresu klienta po autoryzacji Google. Każdy e-mail klient zatwierdza sam. Można więc poprawić kwotę, zmienić datę, usunąć etap albo zatrzymać wysyłkę, jeśli kontrahent już zapłacił.
Funkcja przypomnień nie wysyła wiadomości z naszego adresu. Korzysta z uprawnień przyznanych przez klienta i działa w jego skrzynce. Dzięki temu odbiorca widzi nadawcę, którego zna, a cała korespondencja zostaje w firmowym koncie.
Nie wystawiamy faktur w imieniu klienta i nie przyjmujemy płatności od jego kontrahentów. Nie jesteśmy zastępstwem dla księgowego. Nie udzielamy porad podatkowych ani nie oceniamy, jakie skutki podatkowe ma opóźnienie.
Nie podłączamy się do bazy 1C. Nasza funkcja dotyczy odczytu dokumentów, przygotowania danych i pliku dla księgowości oraz obsługi zatwierdzanych przypomnień. Decyzja o treści wiadomości, terminie kontaktu i dalszych krokach należy do klienta.
Tak. Po autoryzacji Google wiadomości są wysyłane z adresu klienta. Każde przypomnienie trzeba wcześniej zaakceptować.
Nie. XML i QR odczytujemy kodem bez opłat. Opłata dotyczy odczytu zdjęć i skanów, ponieważ dokumenty graficzne wymagają dodatkowego przetwarzania.
Przed zatwierdzeniem sprawdzasz treść i możesz zrezygnować z wysyłki. Nie wysyłamy automatycznie wiadomości bez kontroli klienta.
Tak. Oprócz odczytanych danych otrzymasz plik, który można przekazać do księgowości.