KSeF (Krajowy System e-Faktur) to polski system faktur elektronicznych. Faktura wystawiona w KSeF istnieje jako plik XML o ustalonej strukturze — z numerem KSeF, danymi sprzedawcy i nabywcy, pozycjami, stawkami VAT i kwotą do zapłaty.
To dobra wiadomość: dane są dokładne. Zła wiadomość: trzeba je jeszcze wprowadzić do księgowości.
Wszystko w konkretnych polach. Nie ma czego „rozpoznawać”, wartość jest zapisana w kodzie.
Problem nie polega na jednej fakturze. Polega na pięciu dostawcach w jednym miesiącu, z różnymi stawkami i różnymi oznaczeniami procedur. Przy przepisywaniu ręcznie błędy pojawiają się zawsze w tym samym miejscu: stawki VAT i oznaczenia procedur, które potem poprawia księgowa.
Nie sam plik, tylko uporządkowany zestaw danych: sprzedawca, numer i data, netto, VAT, brutto oraz oznaczenie stawki. Każde biuro ma swój preferowany format importu, dlatego eksport ma być przewidywalny, a nie „ładny”.
Jeśli dokument jest skanem albo zdjęciem, używamy rozpoznawania obrazu, i wtedy pola niepewne są oznaczane, a nie zgadywane.
Czy muszę mieć KSeF, żeby korzystać z serwisu? Nie. Wrzucasz dowolny dokument: XML, PDF, zdjęcie albo skan.
Czy trzeba podłączyć skrzynkę e-mail? Do automatycznego zbierania faktur przychodzących, tak, i jest to opcjonalne. Pliki możesz zawsze wgrać ręcznie.
Ile to kosztuje? Odczyt od €14,90 miesięcznie ze 150 stronami w cenie; razem z przypomnieniami o płatnościach €29,90. Zobacz cennik.
Obowiązek KSeF wchodzi etapami — sprawdź aktualny termin dla swojego rozmiaru firmy w źródłach Ministerstwa Finansów lub u swojego księgowego. Nie podajemy terminów, których nie możemy potwierdzić na dziś.
Faktury przychodzące to nie problem pieniędzy. To problem czasu spędzonego na przepisywaniu danych, które już istnieją.