Faktura w KSeF ma swój numer i istnieje jako plik XML. Wydawałoby się, że nic nie może się zgubić. A jednak księgowe wciąż słyszą w ostatnim tygodniu miesiąca: „to jeszcze jedna faktura, zapomniałam o niej".
Problem rzadko leży w samym systemie. Leży w drodze między dostawcą, skrzynką mailową, telefonem właściciela firmy i biurem rachunkowym. Poniżej jedna historia, żeby było konkretnie.
Uwaga: to przykład, nie statystyka. Liczby są wymyślone po to, żeby pokazać mechanizm.
Anna ma 36 lat i prowadzi w Krakowie agencję marketingową. Pracują w trzy osoby. W typowym miesiącu do firmy trafia około 40 faktur przychodzących: hosting, narzędzia do reklam, freelancerzy, coworking, telefon, jeden większy podwykonawca od wideo.
Z tych 40 faktur:
Ostatniego dnia miesiąca księgowa Anny pisze, że w zestawieniu brakuje dwóch faktur: jednej od freelancera (wpadła do spamu) i jednej za licencję, którą Anna zrobiła zdjęciem w taksówce. To są właśnie pominięte faktury. Koszt wypada z miesiąca, VAT naliczony trzeba rozliczyć później, a Anna spędza wieczór na szukaniu po skrzynce.
Druga rzecz: w jednej z faktur, które księgowa już wprowadziła ręcznie, stawka VAT została przepisana błędnie. Wyszło to dopiero przy uzgadnianiu. Takie błędy powstają najczęściej tam, gdzie człowiek kopiuje dane, które już istnieją w pliku.
Najczęstsze źródła są nudne:
Żadne z tych miejsc nie jest „winą KSeF". Ale samo wprowadzenie systemu nie zastępuje porządku w tym, co trafia do firmy.
Dane tak, proces niekoniecznie. Plik XML ma stałą strukturę: sprzedawca, nabywca, pozycje, stawki, kwoty. Nie ma w nim nic do „zgadywania". Ale ktoś musi ten plik pobrać, sprawdzić, czy wszystko przyszło, i przekazać go dalej w formie, którą biuro rachunkowe potrafi zaimportować.
Co do terminów i obowiązków dla Twojej firmy: sprawdź to u swojego księgowego albo w komunikatach Ministerstwa Finansów. Nie podajemy dat, których nie możemy dziś potwierdzić.
Anna wrzuca wszystko w jedno miejsce: XML, PDF, zdjęcie, skan. Serwis czyta każdy dokument i oddaje dwie rzeczy: uporządkowane dane (numer, data, sprzedawca, netto, VAT, brutto, waluta) oraz oryginalny plik, który księgowa może dołączyć do dokumentacji.
Zasada kosztów jest prosta, więc ją powtarzamy wprost:
W miesiącu Anny z 40 faktur 24 to elektroniczne XML i QR, czyli czytane bezpłatnie. Za rozpoznawanie zapłaci tylko za pozostałe 16, z czego większość to PDF-y, a pięć to zdjęcia. Aktualne ceny i limity stron znajdziesz w cenniku.
Przy zdjęciach pola niepewne są oznaczane, a nie zgadywane. Jeśli kwota brutto na pogniecionym paragonie jest nieczytelna, Anna zobaczy to od razu, zamiast odkryć błąd po zamknięciu miesiąca.
Jak wygląda sam odczyt plików z KSeF, opisaliśmy w osobnym tekście: KSeF: jak odczytać faktury i przekazać dane do księgowości. Obsługiwane formaty znajdziesz na stronie odczytu faktur dla Polski.
Księgowa nie dostaje już stosu załączników w trzech mailach. Dostaje jeden zestaw, który może zaimportować.
Zdarza się, że dostawca wystawia korektę. Korekta faktury w KSeF jest osobnym dokumentem, który odnosi się do faktury pierwotnej. Dla porządku w danych warto, żeby obie trafiły do księgowości razem i żeby było widać, która do której należy. Jak dokładnie rozliczyć korektę, ustal ze swoim księgowym. To jest jego decyzja, nie naszego serwisu.
Co zrobić z pominiętymi fakturami? Najpierw je odnaleźć: sprawdź spam, skrzynki współpracowników, galerię w telefonie i listę dokumentów w KSeF. Potem wgraj brakujące dokumenty i przekaż je księgowej. Czy i jak ująć fakturę w rozliczeniu za wcześniejszy okres, zdecyduje ona.
Czy muszę mieć KSeF, żeby korzystać z serwisu? Nie. Wgrywasz dowolny dokument: XML, PDF, zdjęcie albo skan.
Jak rozpoznawać faktury przychodzące, jeśli dostawcy wysyłają je w różnych formach? Wszystkie wrzucasz w to samo miejsce. Serwis sam rozpozna, czy to XML, PDF z QR, czy zdjęcie, i dla każdego użyje odpowiedniej metody.
Czy mogę podłączyć to do własnego programu? Tak, od strony technicznej opisujemy to w sekcji dla programistów.
Ile to kosztuje? Odczyt elektronicznych XML i QR jest bezpłatny. Płatne jest rozpoznawanie zdjęć i skanów. Szczegóły: cennik.
KSeF porządkuje samą fakturę, ale nie rozwiązuje problemu faktury, która nie dotarła do księgowej. Historia Anny pokazuje, że wystarczy jedno miejsce na dokumenty i odczyt, który zaznacza niepewne pola. Reszta należy do księgowego.