Загрузка документов в 1С: четыре способа и их цена по времени
Документы в 1С загружают четырьмя способами: вручную, из файла, обменом с банком и распознаванием. Первые три требуют, чтобы данные уже были в файле; последний читает сам документ.
5 счетов бесплатно. PDF, фото, XML — данные в 1С и Excel.
Способ 1: вручную
Самый распространённый и самый дорогой по времени: бухгалтер открывает счёт и переносит реквизиты, суммы и позиции.
На один счёт уходит от трёх до семи минут. На сорок счетов — вечер.
Способ 2: загрузка из файла
Работает, когда файл структурный: выгрузка из банка, XML, УПД, электронный счёт-фактура.
1С читает такие файлы сама — вручную вводить нечего. Проблема в том, что поставщики присылают PDF.
Способ 3: обмен с банком
Платёжные документы и выписки подтягиваются напрямую, если настроен обмен.
Счета поставщиков так не приходят: банк знает о платеже, но не о документе.
Способ 4: распознавание
Если на входе PDF, скан или фото, данные нужно прочитать. Это единственный способ, который работает с любым форматом.
Проверять всё равно надо: распознавание ошибается, особенно на сумме.
Что выбрать
Если документы приходят файлами (XML, УПД, выгрузки) — грузить файлом, это ноль ручной работы.
Если приходят PDF и фотографиями — распознавание, но с проверкой сумм.
Частые вопросы
Можно ли загрузить в 1С обычный PDF?
Только через распознавание: в PDF нет полей, которые 1С могла бы прочитать напрямую.
Сколько времени экономит загрузка файлом?
Если файл структурный — минуты вместо вечера: вводить вручную нечего.
Что делать с пачкой счетов в одном PDF?
Документы разделяются по страницам и по строке «№ … от …», затем каждый идёт отдельно.