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Zahlungserinnerung per E-Mail: Betreff, Text, Anhang
Der Betreff entscheidet, ob geöffnet wird: Rechnungsnummer und Datum gehören hinein. Der Text bleibt bei drei Sätzen, der Anhang ist die Rechnung oder ein Zahlungslink.
5 Belege kostenlos. PDF, Foto oder XML — Daten als CSV, Excel oder DATEV.
Betreffzeilen
«Rechnung 1042 — fällig am 14.11.»
«Zahlungserinnerung Rechnung 1042 (2.400 €)»
Nicht: «Kurze Nachfrage» oder «Ihre Meinung?» — solche Betreffs werden als Werbung gefiltert oder ignoriert.
Text
Drei Sätze: was offen ist, seit wann, welche Frage.
Keine Vorgeschichte, keine Aufzählung früherer Mails.
Anhang und Link
Erste zwei Erinnerungen: Rechnung anhängen oder Zahlungslink einfügen.
Danach reicht der Verweis auf die Nummer: Wer zahlen will, findet die Rechnung.
Wann E-Mail nicht mehr hilft
Zwei Mails ohne Antwort: Telefon. E-Mail hat bewiesen, dass sie hier nicht wirkt.
Nach einer förmlichen Mahnung: keine weiteren Erinnerungsmails, sonst verliert die Eskalation ihre Wirkung.
Häufige Fragen
Von welcher Adresse senden?
Von der Firmenadresse, die der Kunde kennt — nicht von einer privaten oder generischen «noreply».
Soll ich alle offenen Rechnungen in eine Mail packen?
Ja, mit Liste und Summe. Einzelmails für jede Rechnung wirken wie Mahnspam.