ZUGFeRD XML: die Rechnung hinter der Rechnung

5 Belege kostenlos. PDF, Foto oder XML — Daten als CSV, Excel oder DATEV.

Wo die XML liegt

Als Anhang in der PDF: im PDF-Betrachter unter Anhänge oder Anlagen sichtbar.

Der Name ist meist zugferd-invoice.xml oder factur-x.xml; entscheidend ist die Tatsache, dass eine XML dabei ist.

Was drinsteht

Kopfdaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Währung.

Parteien: Lieferant und Kunde mit Umsatzsteuer-ID und Anschrift.

Positionen mit Menge und Einzelpreis, danach die Steuergruppen mit Satz, Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag.

Der Blick, der Fehler verhindert

Nicht die Gesamtsumme zuerst prüfen, sondern die Steuergruppen: 19 % auf Ware und 7 % auf Nebenkosten ist der Normalfall.

Erst wenn jede Gruppe stimmt, stimmt auch die Summe.

Was die XML nicht ersetzt

Das Archiv: die Originaldatei muss erhalten bleiben, nicht nur die extrahierten Werte.

Die Prüfung: auch exakte Felder können inhaltlich falsch sein, wenn der Lieferant falsch abgerechnet hat.

Ist die XML der Originalbeleg?

Ja, zusammen mit der PDF ist sie der elektronische Beleg. Für die Aufbewahrung zählt die Originaldatei.

Kann ich die XML mit Excel öffnen?

Excel zeigt die Struktur an, aber ohne Zuordnung. Für eine Tabelle braucht es einen Schritt dazwischen.