ZUGFeRD oder XRechnung: derselbe Inhalt, andere Hülle

5 Belege kostenlos. PDF, Foto oder XML — Daten als CSV, Excel oder DATEV.

Der eine Unterschied, der zählt

ZUGFeRD kann ein Mensch aufmachen und lesen: es ist eine PDF, in der die XML steckt.

XRechnung kann nur ein Programm lesen: es gibt kein Bild, nur Daten. Optisch darstellen muss es das empfangende System.

Wann welches Format kommt

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen XRechnung — dort wird eine PDF allein nicht akzeptiert.

Im Handel und bei mittelständischen Lieferanten ist ZUGFeRD verbreiteter, weil der Empfänger notfalls einfach die PDF ansieht.

Was das für die Buchhaltung heißt

Bei beiden Formaten wird nichts erkannt: Nummer, Datum, Positionen und Steuersätze stehen als Felder im File.

Der Unterschied betrifft nur den Weg: Bei ZUGFeRD muss die XML aus der PDF geholt werden, bei XRechnung liegt sie schon vor.

Was Sie nicht tun müssen

Keine Software kaufen, nur um zu prüfen, was drinsteht: die XML lässt sich öffnen und ansehen.

Kein PDF erzeugen, um «etwas in der Hand zu haben»: für die Buchhaltung sind die Felder maßgeblich, nicht das Layout.

Sind ZUGFeRD und XRechnung kompatibel?

Inhaltlich ja, beide folgen EN 16931. Technisch unterscheiden sie sich in der Hülle: PDF plus XML gegen reines XML.

Welches Format muss ich senden?

Das hängt vom Empfänger ab: öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung, viele Unternehmen akzeptieren ZUGFeRD.