ZUGFeRD auslesen: erst prüfen, ob ein XML drin ist

5 Belege kostenlos. PDF, Foto oder XML — Daten als CSV, Excel oder DATEV.

Schritt 1: Struktur prüfen

Nicht jede PDF mit dem Namen «Rechnung» ist ZUGFeRD. Ein schneller Test: die Datei in einem PDF-Betrachter öffnen und die Anhänge ansehen — bei ZUGFeRD liegt dort eine Datei wie zugferd-invoice.xml oder factur-x.xml.

Alternativ programmatisch: die Anhänge der PDF auflisten. Ist eine XML dabei, wird sie gelesen; ist keine dabei, ist es ein normaler Scan.

Schritt 2: XML lesen, nicht raten

Die Struktur folgt EN 16931. Nummer und Datum stehen im Kopfteil, die Positionen und Steuergruppen weiter unten. Mehrere Steuersätze sind normal — 19 % auf Ware, 7 % auf Nebenkosten ist ein alltäglicher Fall.

Wichtig: die Steuergruppen einzeln prüfen. Stimmen Satz und Steuerbetrag je Gruppe, stimmt fast immer auch der Rest.

Schritt 3: Export

DATEV EXTF Kategorie 21, CSV, Excel, JSON oder UBL — je nachdem, wohin die Daten sollen. Bei DATEV vor dem Stapelimport einen Datensatz testen.

Typische Fehler

Die PDF als Bild erkennen, obwohl die XML vorliegt — doppelte Arbeit und Erkennungsfehler obendrauf.

Nur die erste Steuergruppe lesen und die zweite übersehen.

Beträge aus dem PDF-Text nehmen statt aus der XML: Im gerenderten Text fehlen Nachkommastellen oder sie sind durch Leerzeichen getrennt.

Woran erkenne ich, ob eine PDF echtes ZUGFeRD ist?

An der eingebetteten XML-Datei. Wenn im PDF-Anhang eine XML liegt, ist es ZUGFeRD oder Factur-X; wenn nicht, ist es ein Scan.

Kann ich ZUGFeRD ohne Software auslesen?

Ja, die XML lässt sich herauslösen und mit einem beliebigen XML-Werkzeug ansehen. Für die Buchhaltung braucht man aber eine Zuordnung der Felder.