ZUGFeRD Rechnung erstellen: drei Wege

5 Belege kostenlos. PDF, Foto oder XML — Daten als CSV, Excel oder DATEV.

Weg 1: aus der Software

Die meisten Buchhaltungsprogramme erzeugen ZUGFeRD auf Knopfdruck — vorausgesetzt, die Stammdaten sind vollständig: Umsatzsteuer-ID, Anschrift, Bankverbindung.

Das ist der geringste Aufwand und der sicherste Weg: die Software prüft die Pflichtfelder mit.

Weg 2: Konverter

Man erstellt die PDF wie gewohnt und ergänzt die XML nachträglich. Funktioniert, ist aber fehleranfällig: fehlt ein Feld, ist die Rechnung nicht konform.

Sinnvoll nur bei wenigen Rechnungen pro Monat ohne Software-Anbindung.

Weg 3: API

Für Systeme, die selbst Rechnungen erzeugen: eine Schnittstelle erzeugt die XML aus den vorhandenen Daten.

Sinnvoll bei eigenentwickelten Warenwirtschafts- oder Abrechnungssystemen.

Pflicht oder nicht

Empfangen muss man E-Rechnungen können — das gilt bereits. Für den Versand gelten Übergangsfristen, gestaffelt nach Größe und danach, ob elektronisch abgerechnet wird.

Wer öffentliche Auftraggeber beliefert, kommt an XRechnung nicht vorbei.

Der Nutzen für den Empfänger

Beim Empfänger entfällt die Erfassung: keine Abtippfehler, keine Rückfragen zu Positionen.

Wer ZUGFeRD sendet, bekommt weniger Rückfragen — das ist der praktische Vorteil, nicht die Vorschrift.

Reicht eine PDF als Rechnung?

Für den Übergang oft ja, für öffentliche Auftraggeber nein. Und: eine PDF muss beim Empfänger erfasst werden — das ist der teure Teil.

Muss ich ZUGFeRD senden können?

Empfangen ja. Für den Versand laufen die Fristen aus; prüfen Sie den Stand für Ihre Größenklasse.