Rechnung prüfen: Checkliste mit vier Kontrollen

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1. Steuergruppen

Jede Rechnung mit mehreren Sätzen hat mehrere Gruppen. Satz × Bemessungsgrundlage muss den ausgewiesenen Steuerbetrag ergeben.

Der häufigste Fehler: nur die erste Gruppe lesen und die zweite übersehen.

2. Positionen

Menge × Einzelpreis ergibt den Positionsbetrag — außer es gibt Rabatte auf Positionsebene: dann ist der Betrag schon reduziert.

Summe der Positionen muss die Bemessungsgrundlage ergeben.

3. Duplikate

Gleicher Lieferant und gleiche Rechnungsnummer heißt: schon einmal da. Passiert bei Zustellung über mehrere Wege (Portal, Mail, Post).

Vergleichen Sie Nummer und Umsatzsteuer-ID, nicht den Dateinamen.

4. Lieferantendaten

Umsatzsteuer-ID und Firmenname müssen zur Anlage in der Buchhaltung passen. Weicht die ID ab, ist es ein anderer Lieferant — auch bei ähnlichem Namen.

Was bei Abweichung passiert

Nicht die Rechnung korrigieren: eine Korrektur macht den Originalbeleg unbrauchbar.

Stattdessen Gutschrift oder neue Rechnung anfordern — das ist auch die Antwort, die eine Prüfung hören will.

Reicht es, die Summe zu prüfen?

Nein. Eine Rechnung kann in der Summe stimmen und die Steuer falsch aufteilen — genau das fällt bei der Prüfung auf.

Wie oft sollte man prüfen?

Bei jedem Beleg, aber automatisiert: die vier Kontrollen laufen in Sekunden, wenn die Daten strukturiert vorliegen.