Doppelte Rechnungsnummer vergeben oder erhalten: was tun

5 Belege kostenlos. PDF, Foto oder XML — Daten als CSV, Excel oder DATEV.

Erhalten: das Duplikat

Gleicher Lieferant, gleiche Nummer, zweite Zustellung — häufig bei Versand über Portal und Mail parallel.

Vorgehen: nicht buchen, Zahlung stoppen, beim Lieferanten klären. Wurde schon gezahlt, Gutschrift oder Rückzahlung anfordern.

Vergeben: der eigene Fehler

Wer selbst Rechnungen schreibt, darf Nummern nicht doppelt vergeben: die Nummernfolge muss eindeutig und nachvollziehbar sein.

Ein Sprung in der Nummernfolge ist erklärbar, eine doppelte Nummer nicht — sie sieht nach Vertuschung aus.

Was die Prüfung fragt

Ob die Nummernfolge lückenlos und eindeutig ist, und ob es zu einer Nummer zwei Buchungen gibt.

Ob bei Storno und Korrektur sauber gearbeitet wurde: Gutschrift statt Änderung.

Wie man es verhindert

Automatischer Abgleich über Lieferant plus Nummer beim Eingang, nicht beim Buchen.

Eine Liste der letzten Nummern je Lieferant — Duplikate fallen sofort auf.

Darf eine Rechnungsnummer doppelt sein?

Nein. Innerhalb eines Lieferanten muss sie eindeutig sein; doppelt vergeben ist ein Formfehler mit Folgen für die Prüfbarkeit.

Was tun, wenn der Lieferant nicht reagiert?

Nicht zahlen und dokumentieren. Bei bereits geleisteter Zahlung Überzahlung schriftlich geltend machen.