Клиент пишет «я оплатил» — в выписке 0 ₽. Он не врёт: платёж ушёл мимо счёта. Пять причин и проверка на 2 минуты. Одна из них — на вашей стороне. Так бывает чаще всего!
Причина первая: реквизиты из старого письма
Клиент не открывал ваш новый счёт. Он нашёл в переписке прошлый — тот, что вы присылали в феврале, — и заплатил по нему.
Если счёт у вас не менялся, деньги придут. Если менялся хотя бы раз — платёж уйдёт в никуда или зависнет в банке как «невыясненное поступление».
Что видно в выписке: сумма совпадает, назначение платежа совпадает, получатель — не вы.
Причина вторая: оплатили не тот счёт
У клиента пять ваших счетов за год, у всех номера похожи: 214, 215, 216. Он платит 216, а закрывает 214 — потому что в его таблице они перепутаны местами.
Деньги приходят, бухгалтер видит поступление, закрывает по нему первый попавшийся счёт. А через месяц выясняется: один счёт закрыт дважды, второй висит просроченным.
Что видно в выписке: сумма не совпадает ни с одним открытым счётом — или совпадает частично.
Причина третья: платёж на карту
«Платёж прошёл, вот скриншот», — и на скриншоте перевод на карту менеджеру. Деньги ушли человеку, а не организации.
С точки зрения клиента он заплатил. С точки зрения вашего учёта — не заплатил ничего: на расчётный счёт организации не поступило ни рубля.
Что видно в выписке: ничего. Платёж есть только в чужом мобильном банке.
Причина четвёртая: назначение платежа
Клиент платит за другой договор, за другую поставку, «в общий зачёт». В назначении — «по договору 14/2026», а счёт выставлен по 19/2026.
Формально деньги пришли. Фактически — не по этому счёту, и ваша программа не закроет его автоматически.
Что видно в выписке: сумма есть, но в назначении другой номер — и она садится в «прочие поступления».
Причина пятая, и она ваша: счёт не дошёл до учёта
Самая обидная. Клиент оплатил, деньги пришли, всё в порядке — но счёт, который вы ему выставили, нигде не зафиксирован: ни номера в системе, ни даты, ни суммы.
Что происходит дальше: платёж висит «неопознанным», вы звоните клиенту и спрашиваете «а за что платёж?». Клиент справедливо раздражается: он платил по счёту, который вы же и прислали.
Причина обычно скучная: счёт пришёл в мессенджер, его переслали менеджеру, тот подтвердил по телефону — и дальше он живёт только в переписке. В учёте его нет, потому что между «согласовали» и «выставили» никто не нажал кнопку.
Проверка на две минуты
Прежде чем писать клиенту «вы точно оплатили?», откройте три вещи:
Первое — выписку по счёту, а не по карте. Платёж должен быть на расчётном счёте организации.
Второе — номер счёта в назначении платежа. Не «оплата по договору», а конкретный номер документа.
Третье — сам счёт в учёте. Есть ли у него номер, дата и сумма. Если счёт существует только в переписке, вопрос не к клиенту, а к вам.
Если все три сходятся, а денег нет — тогда это банк, и звонить надо туда. Если не сходятся — вы уже знаете, кому звонить.
Что писать вместо «вы оплатили?»
Фраза «вы оплатили?» ставит клиента в позицию оправдывающегося и почти всегда получает ответ «да, конечно». Дальше вы спорите о факте, вместо того чтобы найти платёж.
Работает конкретика:
«Иван Петрович, по счёту 216 от 14 ноября платежа на расчётном счёте нет. Посмотрел выписку за 14–18 ноября. Если платили — пришлите, пожалуйста, платёжное поручение или скриншот из банка: посмотрю, куда ушло. Если платёж шёл на карту — вернём и переоформим правильно».
Три элемента: конкретный счёт, конкретный период, конкретная просьба. Такой текст нельзя закрыть одним «да я оплатил» — он требует документа, и разговор заканчивается за одно сообщение.
Почему это важнее, чем кажется
Просроченная дебиторка почти никогда не начинается с недобросовестного клиента. Она начинается с платежа, который не совпал со счётом: по номеру, по реквизитам, по назначению.
Пока счёт не стал строкой с номером, датой и суммой, долг по нему не существует — ни для вас, ни для программы, ни для суда. Есть переписка и хорошие отношения. С ними в арбитраж не идут.
Вопрос к вам: сколько раз за последний год вы искали платёж, который «точно был»? Напишите цифру в комментариях — и заодно расскажите, чем закончилось: нашёлся или списали.
Разбор форматов — XML, PDF, фото — и того, что из них читается машиной, а что нет, я собрал отдельно: разбор форматов счетов.
Разберём пять ваших счетов бесплатно
Без карты и без звонков: загрузите файлы и посмотрите, что получится.
Попробовать