ЭСЧФ в 1С: как загрузить без ручной работы

Ирина ведёт торговую фирму в Минске. За месяц приходит 60-80 входящих документов, и почти все ЭСЧФ.

Документы электронные и структурированные. Казалось бы, проще некуда. Но в 1С каждый из них всё равно надо завести, и на это уходят вечера.

Где именно теряется время

«Электронный» не значит «готовый к загрузке». Между ЭСЧФ и проводкой в 1С стоит ручная работа: открыть, найти номер и дату, сверить поставщика, перенести суммы с НДС и без, проверить итог.

Если ЭСЧФ приходит как файл в структуре, часть этого пути проходится быстрее. Но у Ирины половина документов приходит иначе: PDF из письма, фото из мессенджера, что-то привозят с товаром. Их всё равно надо превратить в данные.

Что делаем мы

Читаем входящий документ: PDF, скан, фото или XML. Возвращаем две вещи:

1. Данные — номер, дата, поставщик и его учётный номер, суммы без НДС и с НДС, валюта, позиции.
2. Файл для загрузки — чтобы эти данные не набирать руками.

За что платим и за что нет

Скажем прямо, потому что это редко пишут.

XML и QR-коды читает код. Документ уже структурирован, угадывать нечего. За такие документы вы не платите ничего. Если весь ваш поток приходит файлами в структуре, вы почти ничего не тратите.

Платите только за фото и сканы. Там работает распознавание изображения, и оно требует ресурсов. Это и есть услуга, за которую мы берём деньги.

Чего мы не делаем

• Не подключаемся к вашей базе 1С. Направление одно: документ снаружи, затем данные, затем файл для загрузки.
• Не выставляем счета от вашего имени и ничего за вас не подписываем.
• Не принимаем платежи — ни от ваших покупателей, ни вашим поставщикам.
• Не заменяем бухгалтера. Мы приводим документ в пригодный вид, проводки остаются там, где были.
• Не даём налоговых консультаций. Сроки и НДС сверяйте с бухгалтером.

Что можно проверить самому

Посчитайте входящие документы за месяц по каналам прихода. Если значительная часть приходит как PDF, фото или на бумаге, то надежда на «все перейдут на структуру» закрывает лишь часть работы. Остальное всё равно кто-то набирает.

А если счёт не оплачивают

Вторая половина этой истории не про ввод данных, а про деньги. Когда документ заведён в 1С, оплату ещё нужно дождаться.

Дата оплаты берётся из того самого документа, который мы прочитали. От неё отсчитываются напоминания: через 7, 14 и 30 дней после срока. Письма уходят с вашего адреса через авторизацию Google, и каждое вы утверждаете сами.

Подробнее: Как напомнить клиенту об оплате.

Частые вопросы

Как выгрузить ЭСЧФ в 1С? Мы отдаём данные и файл для загрузки. Сам импорт выполняется в вашей 1С так же, как вы делаете это сейчас.

Почему ЭСЧФ не загружается? Чаще всего дело в несовпадении формата или реквизитов, а не в самом документе. Мы читаем документ и отдаём данные в том виде, который нужен для загрузки.

Если документ пришёл нечётким фото? Читаем. Если совсем неразборчиво, скажем, что именно не удалось прочитать, а не придумаем сумму.

Нужна ли ваша почта? Нет. Файлы можно загружать вручную или через API.

Связанные функции

• Разбор счетов — входящие документы становятся данными
• Напоминания — если оплата не приходит
• Окно API — попробуйте на своём документе
• Страны и форматы — что мы отдаём для вашего рынка