Электронный счёт XML: почему за него не надо платить

Один и тот же счёт в двух форматах может стоить по-разному. И это не жадность сервиса, а разница в работе, которую он делает.

Давайте разберёмся, потому что на этом месте почти все путаются.

Что вообще такое электронный счёт

Электронный счёт — это не PDF, который прислали по почте. Это файл, внутри которого данные уже разложены по полям: номер, дата, поставщик, покупатель, суммы, НДС, позиции. Программе не надо ничего распознавать — надо просто прочитать.

В России это чаще всего XML: УПД, счёт-фактура, универсальный передаточный документ. В Италии — FatturaPA, в Германии — ZUGFeRD и XRechnung, в Беларуси — ЭСЧФ. Названия разные, смысл один: внутри файла лежит структура, а не картинка.

И тут начинается самое интересное.

Почему большинство сервисов берёт одинаково

Потому что так проще продавать. Одна цена за документ, одна за пользователя, одна за «страницу» — не надо объяснять клиенту, чем один файл отличается от другого.

Но по факту работа разная, и разница огромная:

• XML-счёт: программа читает файл за миллисекунды, модель не нужна;
• фотография счёта, снятая на телефон под углом: нужна модель зрения, несколько секунд и деньги за каждый вызов;
• скан с печатью, где половина цифр читается только глазами: то же самое, но ещё и с риском ошибки.

Одинаковая цена за это — как брать с пассажира одну и ту же сумму за поездку в соседний дом и за поездку в другой город.

Как мы решили

Платите только за то, что требует распознавания.

XML-счета и QR-коды — бесплатно, без лимита. Хоть тысяча в день. Фотографии, сканы и PDF без текстового слоя — это то, за что вы платите.

Мне это казалось очевидным, но на практике каждый второй разговор начинается с вопроса «а почему у вас дешевле, чем у других». Ответ скучный: потому что за часть работы мы вообще не берём денег.

Но XML — это не «загрузил и забыл»

Здесь я совру, если скажу, что электронный счёт всегда приходит идеальным. Бывает по-разному:

Файл есть, а полей не хватает. Поставщик выгрузил счёт из своей программы, и часть реквизитов не заполнена — например, нет КПП или адреса. Формально это электронный счёт, фактически — его придётся дополнять руками.

Внутри PDF лежит картинка. Человек думает, что прислал «электронный счёт», а на самом деле это скан, вставленный в PDF. Текстового слоя нет — значит, работать будет распознавание, и это уже платная страница.

Подпись и кодировка. XML может прийти в архиве, в нестандартной кодировке или с электронной подписью, которую надо проверить отдельно. Это не наша работа, но об этом стоит знать заранее.

Поэтому даже с XML мы показываем результат с проверками: где сумма не сходится с позициями, где не хватает обязательных полей. Электронный счёт экономит распознавание, но не отменяет проверку.

Сколько таких счетов на самом деле

Вот честная цифра, которую мало кто показывает.

По нашей статистике за последние месяцы в российском потоке: фотографии и картинки — около 67%, PDF — около 26%, XML — всего 4%.

То есть в России электронный счёт пока редкость. Основная работа — это фото и сканы, и именно поэтому «бесплатный XML» у нас не маркетинговая уловка, а честная мелочь: на общую экономику она влияет слабо.

А вот в Италии или Польше картина другая. Там электронный счёт обязателен по закону, и почти весь поток приходит в структурированном виде. Тот же сервис, та же подписка — но работы по распознаванию почти нет, потому что её не требуется делать.

Отсюда простой вывод: экономия зависит не от сервиса, а от того, в каком виде к вам приходят документы. И это стоит проверить у себя.

Как проверить свой поток за десять минут

Откройте папку «Входящие» за прошлый месяц и посчитайте три вещи:

1. Сколько счетов пришло файлами, которые открываются как текст (XML, CSV, выгрузка из программы)?
2. Сколько — PDF, в котором текст можно выделить мышкой?
3. Сколько — фотографий и сканов, где текст не выделяется?

Если третья цифра больше половины — вам нужен сервис с распознаванием, и цена будет зависеть от объёма. Если первая и вторая вместе дают больше 70% — вам, честно говоря, распознавание почти не нужно, и платить за него смысла мало.

Что это значит на практике

Если у вас 300 счетов в месяц и почти все — фото, вы платите за распознавание 300 страниц. У нас это 2 490 ₽ в месяц.

Если у вас 1 000 счетов, но 400 из них приходят в XML, платить вы будете за 600 страниц, а не за 1 000. Это и есть та самая «экономия на формате», только считается она не в процентах из рекламы, а по вашей папке «Входящие».

Именно поэтому я не люблю обещания вроде «платите в два раза меньше». Правильный вопрос не «сколько стоит сервис», а «сколько страниц у вас реально требуют распознавания».

Где мы не будем обещать лишнего

Мы не читаем вашу почту: счета вы загружаете сами. Это неудобнее, чем «подключить ящик и забыть», но я не хочу просить доступ ко всей переписке ради удобства.

Мы не заменяем бухгалтера: сервис готовит данные, но не считает налоги, не делает проводки и не сдаёт отчётность.

И мы не обещаем стопроцентной точности. На плохом фото ошибается любая модель — поэтому результат приходит с пометками, где стоит проверить руками.

Попробуйте на своих файлах

Возьмите пять своих счетов — лучше самых неудобных: мятых, снятых на телефон, с НДС и без. Если сервис разберёт их нормально, разберёт и остальное. Пять счетов и 48 часов — бесплатно, без карты.

duebuddy.work