40 счетов за месяц — это 3 часа работы, которых нет ни в одной смете. По ставке 800 ₽ в час получается 2 400 ₽ в месяц, почти 29 000 ₽ в год — и всё это на перенос цифр из одного окна в другое.
В девять вечера бухгалтер Ольга закрывает ноутбук и понимает, что за весь день не сделала ничего, кроме счетов. Каждый — пять минут: открыть письмо, найти вложение, посмотреть номер, вбить в 1С, сверить сумму, приложить файл. Пять минут — ерунда. Сорок раз по пять минут — вечер, которого не было.
Я решил посчитать эти часы честно, а не «на глазок». Взял один счёт, включил секундомер и прошёл путь от письма в почте до записи в программе. Дальше — три замера на разных типах документов.
Из чего складываются пять минут
Один счёт от поставщика, присланный PDF-файлом на почту с обычной отсрочкой:
| Шаг | Что делает человек | Секунды |
|---|---|---|
| Найти письмо | поиск по почте, иногда по слову «счёт», иногда по названию поставщика | 35 |
| Открыть вложение | скачать, дождаться, открыть | 11 |
| Прочитать шапку | номер, дата, поставщик, ИНН | 24 |
| Ввести в программу | шесть полей руками, курсор между окнами | 96 |
| Проверить сумму и НДС | пересчитать, сверить с договором | 42 |
| Приложить файл и сохранить | вложение в карточку, закрыть | 22 |
| Мелкие сбои | не тот файл, кривой скан, «это не нам» | 40 |
Итого — около четырёх с половиной минут на документ, если ничего не ломается. Если ломается — а ломается регулярно — пять с половиной.
Умножаем: 40 счетов × 4,5 минуты = 180 минут, три часа в месяц. В год — 480 документов и 36 часов, то есть почти рабочая неделя, потраченная на перенос цифр из одного окна в другое.
Три часа — это ещё оптимистично
Три часа получаются у Ольги, у которой сорок счетов и все они приходят аккуратно на одну почту.
У бухгалтера на аутсорсе картина другая. Двенадцать клиентов, у каждого своя почта, свой мессенджер, а половина поставщиков присылает фото счёта в переписку. Там на один документ уходит больше: сначала надо вспомнить, где искать, потом выяснить, к какому клиенту относится, потом понять, это счёт или акт.
Пересчёт для двенадцати клиентов и 120 документов в месяц: 120 × 5,5 = 660 минут, 11 часов. Это полтора рабочих дня ежемесячно, каждый месяц, только на ввод.
Где время уходит не на то, что кажется
Самое интересное в хронометраже — не набор цифр. На него уходит 96 секунд из 270. Остальное уходит на поиск и выяснение:
- 35 секунд — найти письмо среди двухсот других
- 40 секунд — разобраться со сбоем
- 42 секунды — сверить сумму, потому что в счёте НДС указан «в том числе», а в договоре — «сверху»
Проверка — это работа, которую нельзя убрать. А поиск и повторный ввод — можно.
Что из этого убирается, а что остаётся
Убирается: - ручной перенос номера, даты, ИНН, суммы и НДС — это механика, там нечего решать - поиск документа по почте — если файл сразу попадает в карточку - повторный ввод, когда один и тот же счёт пришёл дважды (поставщики это любят)
Остаётся: - решение «наш ли это документ, тот ли договор, тот ли период» - сверка сумм и НДС - спорные случаи: скан без номера, счёт на предоплату, корректировочный
Проще говоря: читает машина, решает человек. Разница ощутима: вместо 270 секунд на документ остаётся примерно 60–90 — на проверку и решение.
Как проверить себя за неделю
Не верьте моим цифрам — замерьте свои. Методика на неделю, без таблиц и приложений:
- Возьмите пять случайных счетов за последний месяц
- По каждому включите секундомер в момент, когда решили «надо занести», и выключите после сохранения
- Запишите три числа: сколько секунд, откуда пришёл документ (почта, мессенджер, бумага), были ли сбои
- Умножьте среднее на количество документов в месяц
Если получилось меньше часа — у вас хороший поток и всё настроено. Если больше пяти — вы платите за ввод временем, которое в отчётности нигде не видно.
Куда это уходит дальше
Три часа в месяц — не катастрофа. Катастрофа начинается, когда документов становится больше, а людей — нет. Тогда вечер за вечером съедается первичкой, а сверка и отчётность делаются в спешке, в конце месяца, ночью.
Единственный способ это разорвать — перестать вводить руками то, что можно прочитать. Не «автоматизировать всё», а убрать конкретные 96 секунд на документ, оставив себе проверку.
Вопрос к вам: сколько документов в месяц проходит через ваши руки — 40, 100, 200? И сколько из них приходит не на почту, а в мессенджер или фотографией? Напишите в комментариях, мне интересно собрать статистику по каналам — она нигде не публикуется.
Разбор форматов — XML, PDF, фото — и того, что из них читается машиной, а что нет, я собрал отдельно: разбор форматов счетов.
Разберём пять ваших счетов бесплатно
Без карты и без звонков: загрузите файлы и посмотрите, что получится.
Попробовать