Айгуль 38 лет, она ведёт бухгалтерию шести небольших компаний в Алматы на аутсорсе. Магазин стройматериалов, две торговые фирмы, студия дизайна, транспортная компания и кафе. Конец месяца у неё выглядит одинаково: 25-го числа начинают приходить документы, а 3-го надо сдавать отчётность.
Всё, что ниже про Айгуль и её цифры, пример, не статистика. Но боль в нём настоящая, и её узнает любой, кто закрывал месяц с чужими ЭСФ.
За сентябрь по шести компаниям набралось 212 входящих документов. Это придуманные, но правдоподобные числа:
С ЭСФ, казалось бы, проще всего: документ электронный, структурированный. Но именно они дают Айгуль больше всего ошибок. Из 118 штук 27 не загрузились в 1С с первого раза. Каждую приходится открывать, искать причину и править. В среднем 6–7 минут на документ, итого около трёх часов. Остальные документы набираются руками: ещё примерно 11 часов. Всего около 14 часов за месяц только на то, чтобы данные оказались в 1С.
Ошибка в 1С обычно выглядит как «не удалось загрузить» или как документ, который лёг в базу, но не проводится. Причины повторяются, и почти все они не про саму 1С.
Расхождение ИИН или БИН. В ЭСФ реквизит контрагента написан одним образом, а в справочнике 1С карточка заведена другим: с опечаткой, со старым номером или вообще дубль. Программа не находит контрагента и либо создаёт нового, либо отказывается проводить.
Не заполнены обязательные поля. Нет номенклатуры, единицы измерения, ставки НДС или признака, по которому документ относится к товару или услуге. Для 1С это пустая строка, а проведение без неё невозможно.
Другой формат или версия формата. Структура выгрузки менялась, а у клиентов стоят разные конфигурации и разные обработки. Файл, который открывается у одного, у другого выдаёт ошибку чтения. Айгуль видит это чаще всего у компаний, где 1С давно не обновляли.
Статус документа. ЭСФ могли отозвать или исправить, а в базе осталась первая версия. Проводить нужно действующий документ, и сверить это глазами в списке из сотни строк тяжело.
Сроки выписки. Поставщик выписал документ позже, чем отгрузил товар, и дата в ЭСФ не совпадает с датой поступления в учёте. Из-за этого документ попадает в другой период, и в закрытом месяце его не провести. Как это отражать и что с этим делать по налогам, решает бухгалтер, и мы на это решение не влияем.
Тут вторая половина проблемы. Даже если ЭСФ загрузилась, у Айгуль остаётся 95 документов, которые вообще не электронные: PDF, фото и бумага. Для них нет никакой «выгрузки ЭСФ в 1С», потому что ЭСФ у такого документа нет. Их приходится набирать руками, и ошибки в ИИН и суммах возникают именно там.
Получается, что закрыть месяц одной настройкой обмена нельзя. Нужен один вход для всего, что пришло в любом виде.
Задача простая: входящий документ попадает в систему, а наружу выходят данные и файл, которые принимает 1С или бухгалтер.
Для Айгуль это работает так:
В примере Айгуль вместо 14 часов остаётся то, что реально требует её головы: проверить отметки и решить спорные случаи. Условно это 3–4 часа. Опять-таки, цифры придуманы, а у вас будут свои. Посчитать их можно за один месяц по своим документам.
Подробнее про сценарий для ЭСФ: /c/esf-1c.
Скажем прямо, чтобы не было ожиданий, которых мы не оправдаем:
ЭСФ не проводится в 1С, что делать? Сначала найдите причину в тексте ошибки. Чаще всего это не найден контрагент по ИИН или БИН, пустое обязательное поле либо файл другой версии формата. Если из документа можно получить чистые данные, сверьте их с карточкой в 1С и загрузите заново.
Как сделать выгрузку ЭСФ в 1С? Если у вас есть XML-файл, его можно прочитать и превратить в данные и файл для загрузки. Если ЭСФ пришла картинкой или PDF, сначала из неё нужно достать данные. В обоих случаях можно воспользоваться нашим сервисом: /c/esf-1c.
Как загрузить ЭСФ? Загрузите XML, PDF или фото в браузере, программу ставить не нужно. Получите таблицу и файл для 1С. Дальше загрузку делает тот, кто ведёт учёт.
Сколько это стоит? XML и QR читаются кодом и ничего не стоят. Платное только распознавание картинок и сканов. Тарифы и лимиты: /pricing.
Можно ли подключить это к своему приложению? Да, тот же разбор доступен по API: /developers.