УПД и счета в 1С: как заводить входящие документы без ручного ввода

Ирина делает мебель на заказ. В мастерской три человека, бухгалтер приходящий — два раза в месяц. Сама Ирина занимается заказами, и каждый вечер у неё ещё один нелюбимый час: разложить входящие документы.

Как выглядит её месяц

За сентябрь у Ирины прошло 47 входящих документов от поставщиков: ЛДСП и фурнитура, кромка, услуги доставки, две подрядные бригады. Пришли они так:

Дальше одинаково: открыть, посмотреть реквизиты, набрать в 1С. Номер, дата, поставщик, ИНН, сумма без НДС, НДС, итог. Один документ, это несколько минут, иногда десять, если фото снято под углом и половина цифр не читается.

Итог месяца: примерно 3,5 часа на перенабор. И ещё одно: Ирина не бухгалтер, поэтому она регулярно путает, куда в 1С что вводится, и потом приходящий бухгалтер перепроверяет за ней.

Почему это не решается «просто выгрузкой»

Первое, что предлагают: «а вы просите поставщиков присылать XML, тогда 1С загрузит сам». Совет правильный ровно наполовину.

То есть «пусть все присылают XML» не работает: у Ирины 38 из 47 документов,, это PDF, сканы и фотографии.

Что делает разбор документов

Задача звучит так: входящий документ попадает в систему, а наружу выходят данные и файл, который принимает 1С или бухгалтер. Никакого ручного набора между этими двумя точками.

По шагам для Ирины:

  1. Фото счёта из WhatsApp отправляется в разбор, система читает с картинки номер, дату, поставщика, ИНН, суммы и НДС.
  2. PDF из письма читается как текст, и если PDF это просто скан, то распознаётся как изображение.
  3. XML из ЭДО разбирается кодом. Это важно: файл уже структурированный, гадать нечего, ошибок не бывает.
  4. На выходе, готовые данные в таблицу и файл для загрузки в 1С.

Про экономику: за распознавание электронных документов (XML, QR) платить не нужно,, их система читает кодом. Платный тариф касается только сканов и фотографий.

За что мы не берёмся

Это стоит сказать прямо, потому что вокруг много путаницы:

Если нужен ровно один ответ, зачем это всё: чтобы 47 документов не превращались в 3,5 часа вечерней работы.

Что проверить у себя, прежде чем искать решение

  1. Посчитайте документы за месяц по источникам. Если 70% и больше, это письма, сканы и фото, то «загрузка XML» половину проблемы не решит.
  2. Посмотрите, где живут файлы. Если часть в WhatsApp, часть в почте, часть на столе, сначала нужно место, куда всё падает.
  3. Спросите бухгалтера, в каком виде он готов принимать документы. Обычно ответ конкретный: 1С, XML, таблица. Под это и надо подгонять вход.
  4. Решите, что делать с XML отдельно. Это самая дешёвая часть: структурированный файл читается без ошибок и без ручной работы.

Частые вопросы

Как выгрузить УПД в 1С? Если документ пришёл по ЭДО, файл загружается в 1С штатными средствами обмена. Если он пришёл в виде PDF или фото,, сначала нужно получить из него данные, иначе выгружать нечего.

Чем УПД отличается от счёта в этом контексте? Счёт, это просьба оплатить. УПД, документ, который проходит через учёт. Для перенабора разницы нет: цифры одни и те же, вводить нужно так же.

Обязательно ли ставить программу? Нет. Работает через браузер: загрузили документ, получили данные и файл.

Что с документами на бумаге? Их фотографируют. Дальше путь такой же, как у фото в мессенджере.

Если поставщик присылает счёт в плохом качестве? Иногда действительно ничего не вытянуть. Тогда появляется отметка «требуется проверка», это честнее, чем догадаться и поставить неверную сумму.

Куда дальше

Что дальше

Смотрите также

Функции

Читайте также