Une facture fournisseur mal établie ne se contente pas d'être refusée : elle fragilise la déduction de la TVA et, en cas de contrôle, c'est à l'entreprise qui l'a enregistrée de justifier. Voici ce qui doit figurer dessus, et ce qui coince en pratique.
Les mentions obligatoires
Identité du vendeur : dénomination sociale, adresse, numéro SIREN ou SIRET, numéro de TVA intracommunautaire si assujetti.
Identité du client : nom et adresse, numéro de TVA si le client est assujetti et que la facture dépasse 150 € HT.
Le document : numéro unique et séquentiel, date d'émission, date de la prestation ou de la livraison si elle diffère.
Les lignes : désignation précise, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, montant de TVA, total HT et TTC.
Le paiement : date d'échéance, conditions d'escompte éventuelles, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € en B2B.
Mentions particulières : « autoliquidation » en cas de reverse charge, « TVA non applicable, art. 296 du CGI » pour une franchise, référence à l'acompte déjà versé.
Les cinq erreurs qui bloquent le paiement
1. Un numéro de TVA absent ou faux. Le contrôle se fait en une seconde côté client : une facture avec un numéro invalide revient sans explication.
2. Une date de livraison manquante, alors qu'elle diffère de la date de facture. La TVA se rattache au fait générateur, pas à la date du document.
3. Un taux de TVA ligne par ligne absent. Un total avec « TVA 20 % » en pied de page ne suffit pas si plusieurs taux coexistent.
4. Un IBAN illisible ou en image. Les paiements non rapprochés restent en suspens des semaines.
5. Le reverse charge oublié. Facture d'un prestataire étranger sans mention d'autoliquidation = TVA déduite à tort, avec intérêts.
Vérifier une facture en trente secondes
Dans cet ordre, parce que c'est l'ordre dans lequel un comptable bloque :
- Numéro et dates — unique, cohérent avec la séquence
- Identités et numéros de TVA — correspondent à la fiche client
- Totaux — HT + TVA = TTC au centime
- Taux de TVA par ligne, pas seulement en pied
- Mentions spéciales — autoliquidation, franchise, acompte
Si l'un des cinq manque, la facture n'est pas « à compléter plus tard » : elle est à réclamer au fournisseur avant enregistrement.
Le coût réel des allers-retours
Une facture renvoyée pour correction coûte en moyenne deux semaines dans le cycle de paiement — et deux échanges de mails. Sur un fournisseur récurrent, cela fait 24 factures et 48 mails par an pour la même erreur.
C'est exactement le travail que supprime la reconnaissance automatique : les champs sont extraits du document, les totaux recalculés, les doublons signalés. Ce qui reste à un humain, c'est le cas douteux — pas la saisie.
Comment nous lisons les factures · Cinq factures gratuites
Guide pratique, pas un conseil juridique : les mentions obligatoires dépendent de votre situation et évoluent avec la réforme de la facturation électronique.