Sophie est expert-comptable à Bordeaux. Elle suit une quarantaine de petits clients : un artisan, deux restaurants, un cabinet de kiné, quelques commerces. Chaque mois, ils lui envoient leurs factures d'achat par e-mail, parfois avec une photo prise sur un coin de comptoir. Depuis quelque temps, des fichiers « Factur-X » se glissent dans le lot, et plusieurs clients lui demandent : « C'est quoi, au juste ? Qu'est-ce que je dois en faire ? »
Un Factur-X est un PDF qui contient un fichier XML. À l'écran, vous voyez une facture comme les autres, avec un logo, des lignes et un total. À l'intérieur du même fichier, invisible à l'œil, se trouve une version structurée des mêmes informations : numéro, date, vendeur, acheteur, montants HT, taux de TVA, total à payer.
Cela change une chose précise : un logiciel n'a plus besoin de « deviner » ce qui est écrit. Il va chercher chaque champ à son emplacement fixe dans le XML.
Un PDF ordinaire est une mise en page. Pour en tirer des données, il faut extraire le texte, puis deviner quel nombre est le HT et lequel est le TTC. Si le PDF n'est qu'une image, il faut en plus une reconnaissance de caractères, avec les erreurs que cela peut apporter.
Un Factur-X, lui, porte ses données à part, déjà rangées. Deux fichiers qui se ressemblent à l'écran peuvent donc se lire de façons très différentes. Attention toutefois : un PDF qui a simplement l'air d'une facture électronique n'est pas forcément un Factur-X. Tout dépend de la présence du XML à l'intérieur.
Ce qui suit est un cas reconstitué, un exemple, pas une statistique de marché.
À la clôture d'un trimestre, Sophie reçoit le courrier de ses clients et trie en trois piles :
Pour la première pile, elle aimerait ne rien ressaisir. Pour la dernière, elle sait qu'il y aura des cas à vérifier. Ce qui lui fait perdre du temps n'est pas la facture facile : c'est de ne pas savoir à quelle pile appartient chaque fichier, puis de devoir redemander des données à un client, un soir de clôture.
Il y a trois façons de procéder, de la plus manuelle à la plus automatique.
La lecture du XML est gratuite chez nous. Le calcul est du code, pas de la reconnaissance de caractères : nous n'avons rien à facturer. Nous ne faisons payer que les scans et les photos, qui demandent une vraie lecture d'image.
Pour Sophie, cela signifie un seul format de retour, que la facture soit arrivée en Factur-X ou en photo. Les fichiers structurés sont traités sans frais ; les images ont un coût et un statut de fiabilité visible. Les tarifs sont sur /pricing.
Voici ce que Sophie peut demander à un client, et ce qui lui est utile :
Le choix des comptes, des journaux et des codes de TVA reste chez elle. Les données lues sont un point de départ de travail, pas un résultat comptable.
Si un cabinet ou un éditeur veut intégrer cette lecture dans son propre outil, elle existe aussi sous forme d'API : /developers. Pour essayer sans rien installer, la fenêtre API permet de coller une clé, de déposer un fichier et de récupérer les données.
Factur-X, c'est quoi, en une phrase ? Un PDF de facture qui contient, caché à l'intérieur, un fichier XML avec toutes les données de la facture rangées dans des champs fixes.
Comment lire un Factur-X sans logiciel spécialisé ? Certains lecteurs PDF affichent les pièces jointes, dont le XML. Vous pouvez l'ouvrir comme un fichier texte, mais le résultat est brut. Pour plusieurs factures à la fois, un outil qui lit les champs et les range en tableau est plus pratique : /c/factur-x.
Factur-X et expert-comptable : que dois-je lui envoyer ? Le fichier d'origine, tel que reçu, sans capture d'écran ni impression. Ajoutez, si vous pouvez, un tableau des données lues. Demandez-lui sous quelle forme il préfère les recevoir : CSV, tableur ou import direct.
Mon fournisseur m'envoie un PDF : est-ce un Factur-X ? Pas forcément. Il faut que le XML soit présent dans le fichier. Sinon, c'est un PDF ordinaire, qui se lit par extraction de texte ou, s'il s'agit d'une image, par reconnaissance de caractères.
Faut-il demander du Factur-X à tous mes fournisseurs ? Cela aide pour ceux qui peuvent en envoyer, mais beaucoup de petits fournisseurs enverront toujours des photos ou du papier. Il faut donc pouvoir traiter les deux. Voir aussi notre article sur la saisie des factures fournisseurs.
La lecture d'un Factur-X est-elle payante ? Non. Le XML est lu par du code, sans frais. Seuls les scans et les photos sont facturés, voir /pricing.