Karim a 37 ans et dirige une petite entreprise du bâtiment près de Nantes. Six personnes, un expert-comptable qui tient la comptabilité chaque mois. Karim chiffre les devis, passe sur les chantiers et, en fin de mois, se retrouve devant ce qu'il appelle « le tas » : toutes les factures fournisseurs de la période.
Les chiffres ci-dessous sont un cas reconstitué, un exemple, pas une statistique de marché. En septembre, Karim a reçu 46 factures fournisseurs : négoce de matériaux, location de nacelle, carburant, sous-traitants, téléphone, assurance.
Voici comment elles sont arrivées :
Pour chacune, Karim ouvre le fichier, repère le numéro, la date, le fournisseur, le montant HT, la TVA et le TTC, puis les tape dans un tableau. Il s'agit du fameux « factures fournisseurs Excel » que l'expert-comptable réclame vers le 5 du mois suivant. Un PDF propre prend environ trois minutes. Une photo prise de travers dans une cave, facilement dix.
Résultat : à peu près trois heures par mois, souvent un dimanche soir. S'y ajoutent les questions du cabinet : ce 1 249,50 € est-il HT ou TTC ? Laquelle des deux factures du négoce est l'avoir ?
Chez Karim, 8 factures sur 46 arrivent sous forme structurée. Les 38 autres sont des images ou du texte sans structure fixe. Demander à tous les fournisseurs d'envoyer du Factur-X ne règle donc qu'une petite partie de sa pile.
Et pour une raison simple : beaucoup de petits fournisseurs n'enverront jamais de fichier structuré. Le plombier indépendant, le loueur local, le sous-traitant qui facture depuis son téléphone : ils enverront une photo ou une feuille papier, et cela ne changera pas parce que vous le demandez poliment. C'est précisément ce cas que nous prenons en charge, pas seulement le cas confortable.
1. Factures électroniques (Factur-X) : intégralement, sans deviner. Un Factur-X est un PDF qui embarque un fichier XML. Les champs sont à des emplacements fixes : numéro, date, vendeur, identifiants, montants HT, taux de TVA, total à payer. Du code les lit directement, sans reconnaissance de texte et sans risque d'erreur liée à un mauvais scan. C'est pourquoi nous ne facturons rien pour cette lecture. Même logique pour un QR code lisible. Détails : /c/factur-x.
2. PDF avec du texte : bien. Quand le texte est dans le fichier, on l'extrait et on l'affecte aux bons champs. Les erreurs viennent des mises en page atypiques : plusieurs taux de TVA, factures d'acompte, situations de travaux.
3. Scans et photos : la plupart du temps, avec des limites. Ici, il faut une vraie reconnaissance de caractères, et c'est la seule étape pour laquelle nous faisons payer. Le numéro de facture et les totaux sont en général bien lus. Un ticket froissé, un bord coupé ou une photo avec de l'ombre sont les cas où la lecture devient incertaine.
4. Un fichier prêt pour le cabinet : oui. À partir des données lues, on prépare un tableau ou un CSV dans le format que l'expert-comptable sait importer, une ligne par facture.
Ce que nous préparons : un fichier avec les champs lus, une ligne par facture, proprement formaté. Le cabinet n'a plus rien à retaper.
Ce qui se passe chez l'expert-comptable : le choix des comptes, des journaux et des codes de TVA. Cette classification relève de la comptabilité, pas de nous. Nous ne passons pas d'écritures, et nous ne proposons pas de compte comme s'il était définitif.
Pour Karim, le tableau qu'il construisait le dimanche soir se génère à partir des fichiers reçus. Son cabinet le reçoit complet et le traite comme d'habitude.
Comment faire pour « arrêter de saisir les factures » sans changer de comptable ? Vous n'avez pas à en changer. Vous déposez les fichiers, vous récupérez des données et un fichier d'import, et votre échange avec le cabinet reste le même. Tarifs et limites : /pricing.
Où en est la « saisie factures fournisseurs » quand tout arrive en photo ? La photo est lue par reconnaissance de caractères. Les champs principaux sont en général bien extraits ; ce qui est incertain est marqué « à vérifier » plutôt que complété au hasard.
Peut-on garder un fichier « factures fournisseurs Excel » ? Oui. Le résultat peut prendre la forme d'un tableur ou d'un CSV, une ligne par facture. La différence : vous ne le remplissez plus à la main.
Que devient une photo illisible ? Elle reçoit le statut « à vérifier ». Vous la voyez, vous renvoyez une meilleure image ou vous complétez les données vous-même.
Peut-on brancher cela à un logiciel maison ? Oui, la même lecture existe sous forme d'API : /developers.