Счёт на 380 000 ₽ вбивается в 1С четыре минуты. Сорок счетов — целый вечер. Половину документов 1С читает файлом сама. Проверить — 15 секунд. Или всё равно вбивать в 1С?
Что 1С принимает файлом
УПД и счёт-фактуру в XML. Это формализованный формат ФНС: в нём уже разложены продавец, покупатель, позиции, суммы и НДС. Файл приходит вложением в письме или через ЭДО (Диадок, СБИС), а в 1С документ попадает загрузкой, без набора с клавиатуры.
Что важно: XML должен быть именно документом, а не выгрузкой таблицы. Если в письме лежит скан.pdf или счёт.xlsx — это не он.
Счёт на оплату в XML. Тоже существует и тоже читается, если поставщик выгрузил его из своей 1С. Но встречается реже: поставщики чаще присылают PDF, потому что так проще.
Что 1С файлом не принимает
PDF и фото. Для 1С это картинка. Данные из неё сначала нужно получить — распознаванием, — и только потом заводить документ.
Счёт, присланный картинкой в мессенджер. То же самое: сначала текст, потом документ.
Произвольный Excel от поставщика. Формат таблицы у каждого свой, универсального импорта нет: колонки не совпадут, и вы всё равно будете сверять каждую строку.
Проверка на 15 секунд перед вбиванием
Прежде чем открыть карточку и начать набирать, посмотрите на письмо:
Есть вложение .xml? Откройте блокнотом: внутри должны быть теги вроде СвСчФакт, СвПрод, ТаблСчФакт. Если да — грузите файлом.
Пришло через ЭДО? Тогда документ уже в 1С или ждёт приёма в разделе обмена — искать его руками не нужно.
Только PDF или фото? Тогда два пути: попросить у поставщика XML (это одна фраза в письме) или распознать документ и завести по готовым полям.
Что сверить после загрузки
Даже при импорте файла проверяют четыре поля — ровно те, где чаще всего расходятся данные:
Номер и дата документа. Если поставщик исправил счёт и прислал заново, в базе окажутся две версии с разными суммами.
Сумма с НДС и сам НДС. Ошибка в ставке (20% вместо 10%) ломает вычет, и notice приходит через месяцы.
Позиции и количество. Импорт переносит строки как есть, включая лишние услуги, которые вы не заказывали.
Договор. Если он не подставился, документ ляжет без связи — и сверка по договору потом не сойдётся.
Что сделать сегодня
Введите правило: просить XML до вбивания. Одно короткое письмо поставщику — «пришлите, пожалуйста, УПД в XML» — и следующие документы от него приходят файлом. На десяти поставщиках это часы в месяц.
Проверяйте вложение, а не название письма. «Счёт № 412» в теме ничего не говорит о формате файла внутри.
Не вбивайте документ, который можно распознать. Если пришёл только PDF, набирать его руками — самая дорогая часть работы: четыре минуты на счёт против пятнадцати секунд на проверку распознанного.
Если тема про счета и учёт — подписывайтесь: разбираю то, что применяется в этом же месяце.
Разберём пять ваших счетов бесплатно
Без карты и без звонков: загрузите файлы и посмотрите, что получится.
Попробовать