Распознавание первичных документов: как я перестал вбивать счета руками

Вечер, на столе стопка счетов от поставщиков, рядом открыт Excel. Нужно перенести в таблицу номер, дату, контрагента, сумму, НДС. Двадцать счетов — это час, и на пятом счёте глаз замыливается так, что цифру ИНН уже хочется проверить дважды.

Я знаю, как это выглядит, потому что я подрабатываю бухгалтером на аутсорсе и иногда сопровождаю несколько фирм одновременно. Дальше всё, что ниже, — не «успешный успех», а описание того, что я сделал, сколько это стоит и где оно пока не работает так, как хотелось бы.

Почему ручной ввод — это не «просто скучно»

Дело не в скуке. Ручной ввод счетов ломается предсказуемо, и каждый раз одинаково.

Первое — ошибки в цифрах. Перепутанная сумма или НДС всплывают не сразу, а через месяц, при сверке с контрагентом, когда уже ничего не докажешь.

Второе — время бухгалтера стоит дороже, чем кажется. Ввод одного счёта — две-три минуты, ночь перед сдачей отчётности — это уже не «две минуты», а аврал.

Третье — счета приходят в разных форматах. Кто-то присылает PDF, кто-то фотографию с телефона, кто-то XML из 1С, кто-то вообще скан с печатью и подписью, снятый под углом.

Именно из-за третьего пункта большинство сервисов берут деньги «за документ» — им проще считать всё одинаково. Мне это казалось неправильным, и с этого начался весь проект.

Пятнадцать секунд: счёт превращается в поля и выгружается в 1С.

Что я сделал

Сервис называется DueBuddy. Он делает две вещи, и они связаны.

Первое — разбор входящих документов. Вы загружаете счёт — PDF, фотографию, скан, XML — и получаете разложенные по полям данные: номер, дата, поставщик, суммы, НДС, позиции. Дальше эти данные можно выгрузить туда, где вы работаете: в 1С, Excel, CSV, JSON. Для немецкого рынка — в формате DATEV, потому что там бухгалтеры живут в нём.

Второе — напоминания об оплате. Если вы работаете с клиентами и ждёте оплату, сервис отправляет вежливые письма от вашего имени: не «вы должны», а «напоминаю про счёт, всё в порядке?». Первое письмо всегда уходит только после того, как вы его увидели, и останавливается сразу, как только клиент ответил или оплатил.

Мне важно, чтобы это не выглядело как «ещё одна автоматизация ради автоматизации». Смысл в том, чтобы человек перестал быть оператором по переносу цифр из PDF в таблицу.

Главное отличие: мы берём деньги только за распознавание

Вот тут начинается самое интересное, потому что обычно всё наоборот.

Если документ читается программно — это XML электронного счёта, УПД, ЭСЧФ, или QR-код на бумажном счёте — мы за него не берём ничего. Ноль. Совсем. Хоть сто штук за день.

Платите вы только за то, что действительно нужно распознавать: фотографии, сканы, PDF без текстового слоя. То есть за работу, где машина реально «смотрит» на картинку и разбирает её.

Почему я так сделал? Потому что это честно по отношению к себестоимости. Распознавание картинки стоит денег — там работают модели зрения. Разбор XML не стоит почти ничего: данные уже разложены внутри файла, их надо только прочитать. Брать с клиента одинаково за разное — это то, из-за чего бухгалтеры и ненавидят подписки.

Сколько это стоит и как считается

Я не люблю тарифы, где непонятно, за что платишь. Поэтому у нас две модели на выбор.

Подписка. Тариф на 150 сканов — 1 490 ₽ в месяц. Если объёма нужно больше, в карточке тарифа есть ползунок: от 300 до 3 000 сканов, и чем больше объём, тем дешевле лист. На 300 сканах лист стоит дороже, на 3 000 — почти на треть дешевле. Это не «скидка на старте», а обычная оптовая логика: больше объём — ниже цена за единицу.

Оплата за страницы без подписки. Если счета приходят нерегулярно, можно просто покупать страницы: 7 ₽ за лист. Купил — тратишь, когда удобно.

Пробный доступ — пять счетов и 48 часов, без карты. Мне кажется, этого хватает, чтобы понять, попадает сервис в ваши документы или нет: счета бывают очень разные, и обещать «разберём всё» я не стану.

Что я честно не умею (и не буду делать вид, что умею)

Этот раздел я пишу не для скромности, а чтобы не тратить ваше время.

Мы не читаем вашу почту. Сервис не подключается к ящику и не выгребает оттуда счета. Всё, что разбирается, вы загружаете сами. Да, это минус в удобстве. Но я не хочу просить доступ к переписке — это слишком дорогая цена за удобство, и технически это другая история (у Google это отдельный, платный по проверке уровень доступа).

Мы не заменяем бухгалтера. Сервис не считает налоги, не проводит проводки и не сдаёт отчётность. Он готовит данные в том виде, в котором их удобно принять в бухгалтерию.

Мы не выставляем счета и не принимаем платежи. Это не платёжный сервис. Напоминания — да, деньги — нет.

Мы не обещаем 100% точность. На плохом фото, где счёт снят под углом и залит светом, модель может ошибиться. Поэтому в результатах есть пометки: где цифры не сходятся, где не хватает реквизитов, где поле распознано неуверенно. Проверять всё равно надо — но проверять готовое проще, чем вводить с нуля.

Немного цифр из собственной практики

За последние месяцы через сервис прошло больше пятисот документов. Расклад по форматам получился такой:

• фотографии и картинки — около 67%;
• PDF — около 26%;
• XML, который читается программно, — около 4%.

Честно скажу: я ожидал, что XML будет больше. В России электронный счёт пока не так распространён, как в Европе, и это видно по нашей же статистике.

При этом в Италии или Польше картина другая: там электронный счёт обязателен по закону, и та же подписка закрывает почти весь поток — потому что платить за XML не нужно.

Именно поэтому я не пишу в рекламе «вы сэкономите 60%»: у нас, в России, это было бы неправдой. Реальная экономия здесь другая — время. Один счёт руками — две-три минуты. Разбор — секунды, и дальше вы просто проверяете поля.

Для кого это

В первую очередь для бухгалтеров на аутсорсе и небольших бухгалтерских фирм: у них поток однотипных документов, и именно там ручной ввод съедает часы.

Во вторую — для малого бизнеса, где счета разбирает сам собственник или один сотрудник, и где нет человека, который «всё равно сидит и переносит цифры».

Фрилансерам с пятью счетами в месяц сервис скорее не нужен — и я честно говорю это в разговоре, хотя мог бы продать подписку.

Что дальше

Я специально запускаю сервис тихо, без громких запусков: мне нужны не аплодисменты, а обратная связь от первых пользователей.

Мне важно знать три вещи:

1. Какие счета не разбираются. Если у вас есть документ, на котором сервис спотыкается, — пришлите его, и я разберу, почему. Это самая полезная обратная связь, которую можно дать.
2. Чего не хватает в выгрузке. Может, нужен другой формат для вашей бухгалтерии.
3. Сколько времени вы реально тратите на ввод счетов сейчас. Мне нужны не «много», а цифры: сколько минут на документ и сколько документов в месяц.

Попробовать можно здесь: duebuddy.work — пять счетов, 48 часов, без карты и без звонка менеджера. Если что-то пойдёт не так, напишите мне напрямую, я читаю всё сам.