La fattura passiva è quella che ricevi: un fornitore ti fattura un bene o un servizio. La fattura attiva è quella che emetti tu. Sembra banale, ma è l'errore di partenza più comune quando si parla di IVA e di registri.
Passiva e attiva: la differenza in una tabella
Cosa deve contenere per essere registrabile
- Dati del fornitore: denominazione, sede, partita IVA o codice fiscale
- Dati del committente: i tuoi, identici a quelli della tua anagrafica
- Numero e data della fattura, con numerazione progressiva
- Descrizione di beni o servizi, quantità, prezzi, aliquota IVA
- Imponibile, IVA e totale
- Modalità e termini di pagamento
- Eventuale nota di credito collegata, se c'è stata una correzione
Per le fatture elettroniche ricevute via SdI questi dati sono in campi strutturati: non c'è interpretazione, c'è lettura.
I controlli prima di contabilizzare
Cinque, in questo ordine:
- Partita IVA del fornitore valida — un controllo che richiede due secondi ed evita una detrazione contestata
- Dati del committente corretti — una fattura intestata a una tua altra sede non è detraibile per quella sede
- Quadratura: imponibile + IVA = totale, al centesimo
- Aliquota corretta per il tipo di operazione (ordinaria, ridotta, esente, reverse charge)
- Duplicati — la stessa fattura registrata due volte è un errore che si scopre in sede di controllo, non prima
Il formato conta più di quanto sembri
Una fattura passiva arriva in tre modi:
- XML via SdI — strutturata: si legge senza interpretazione, gli errori di battitura non esistono
- PDF — leggibile da un umano, ma ogni campo va ridigitato o estratto
- Foto o scansione — serve riconoscimento, e serve un controllo dei totali
Il costo del trattamento non è lo stesso: l'XML è gratis in termini di tempo, la foto costa minuti e attenzione.
Quanto tempo costa davvero
Un ufficio che registra 200 fatture passive al mese, con dati digitati a mano, impiega circa 8–10 ore — e produce in media 1–2% di errori di digitazione che vengono scoperti mesi dopo.
Con l'estrazione automatica il tempo scende, ma il guadagno vero non è il tempo: è che i controlli diventano sistematici. La quadratura e il duplicato vengono verificati su ogni documento, non su quelli che sembrano sospetti.
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Guida pratica, non consulenza fiscale: aliquote, termini e obblighi dipendono dalla tua situazione.