Marco ha uno studio di design a Bologna, partita IVA, due collaboratori e una commercialista che vede ogni due settimane. Fattura bene. Il problema non sono le fatture attive: sono quelle che arrivano.
A settembre, Marco ha ricevuto 31 fatture passive: stampa, hosting, un fotografo, due fornitori di materiali, un noleggio attrezzatura, la ditta che gli ha rifatto il sito.
Da dove sono arrivate:
E qui viene la parte che conta: di quelle 14 nel cassetto fiscale, Marco ne ha scaricate 11. Tre le ha viste a metà ottobre, quando ha aperto il cassetto per cercare altro.
La tendenza naturale è pensare: "va beh, la registro il mese prossimo". Il punto è che la detrazione dell'IVA sugli acquisti dipende da quando e come la fattura viene annotata, e l'anno di ricezione conta. Un documento che resta fermo in un cassetto o in una casella di posta non è neutro: rischia di essere detratto nell'anno sbagliato, o di far perdere il diritto.
Su questo le regole sono precise e cambiano in base a come sei organizzato: la verifica va fatta con il commercialista, non con un articolo. Ma la conseguenza pratica è semplice e la dice bene la ricerca di chi ci finisce dentro:
detrazione iva fattura non pagata detrazione iva fattura ricevuta nel mese successivo fattura 2025 ricevuta nel 2026
Sono persone che stanno cercando di capire quanto gli è costato il ritardo. Non è un problema di comodità: è un problema di soldi.
C'è anche un costo di tempo e di attrito. Marco a fine trimestre si trova a:
Ogni fattura che non è arrivata nel posto giusto genera un giro di telefonate.
Il punto non è "scaricare le fatture": quelle nel cassetto fiscale le trovi. Il punto è non doverle più cercare in tre posti diversi.
Il modo in cui lo affrontiamo:
Sulle foto e sugli scan c'è un costo per pagina; gli XML e i QR non si pagano, perché non c'è nulla da "indovinare".
Meglio dirlo chiaramente, perché in giro c'è confusione:
Le fatture sul cassetto fiscale non si perdono davvero? Si perdono eccome: non spariscono dal cassetto, ma non vengono annotate. Il risultato pratico è lo stesso di una fattura mai ricevuta.
FatturaPA: serve aprirla per leggerla? No, se il file viene letto come XML. Aprirla a mano per copiare i dati è esattamente il lavoro che si può evitare.
Se la fattura è una foto mossa? Quando non si legge nulla, meglio un avviso "da verificare" che un dato inventato. Su una somma sbagliata si costruisce un errore che poi costa più tempo.
Devo cambiare gestionale? No. Il risultato del lavoro è un file e dei dati: vanno bene per il gestionale che usi o per la commercialista.