Marco ha uno studio di progettazione a Bologna, due collaboratori e una partita IVA. A settembre ha emesso sette fatture. A fine mese ne risultavano pagate tre.
Non è un problema di clienti disonesti. È che nessuno aveva scritto loro nulla.
Il primo sollecito di solito arriva troppo tardi. Quando Marco si decide, sono passati due mesi, la fattura è già vecchia e il tono è già seccato. Il cliente sente il fastidio, non la richiesta.
Il secondo motivo è che il sollecito viene scritto una volta sola e vale per tutti. Ma un cliente che paga a 90 giorni per contratto non va trattato come uno che ha dimenticato.
La cosa che cambia tutto è da dove parte il messaggio.
Colleghiamo la tua casella tramite l'autorizzazione di Google. Non creiamo un indirizzo nostro, non scriviamo "a nome di". Il promemoria arriva al cliente dal tuo indirizzo, nella stessa conversazione in cui è arrivata la fattura. Per il cliente è una tua email, non un servizio esterno.
Prima di partire, approvi tu il testo. Nessun messaggio viene inviato senza che tu l'abbia visto.
Giorno 7 dopo la scadenza. Tono neutro, si presume una dimenticanza.
Oggetto: Fattura 2026/148 — promemoria
Buongiorno, le scrivo solo per verificare che la fattura 2026/148 del 12 settembre (€ 1.480,00) sia arrivata a destinazione. Probabilmente è solo una svista, ma se fosse andato perso qualcosa la rimando volentieri. Grazie, Marco
Giorno 14. Si chiede una data.
Buongiorno, torno sulla fattura 2026/148 (€ 1.480,00), scaduta il 27 settembre. Le serve che la rimandi? Se c'è una data in cui prevede il pagamento, mi aiuta a organizzarmi. Grazie, Marco
Giorno 30. Tono fermo, senza minacce. Si mette per iscritto la scadenza.
Buongiorno, la fattura 2026/148 (€ 1.480,00) risulta insoluta da 30 giorni oltre la scadenza. Le chiedo cortesemente di indicarmi una data di pagamento entro la settimana, così chiudiamo la pratica. Resto a disposizione, Marco
Oltre questo punto serve una telefonata, non un'altra email. Un promemoria scritto male al quarto invio fa più danni del silenzio.
Posso sollecitare un cliente con cui lavoro da anni? Sì, ed è più facile di quanto pensi: un tono gentile e una scadenza chiara non rovinano il rapporto. Lo rovina il silenzio, seguito da un'email arrabbiata tre mesi dopo.
Da quale indirizzo parte il messaggio? Dal tuo. Ci colleghiamo alla tua casella con l'autorizzazione di Google.
Devo approvare ogni email? Sì.
E se il cliente paga? Lo vedi e i promemoria si fermano da soli.
Un promemoria funziona solo se sa quando è il momento di partire. La data non la inserisci a mano: arriva dalla fattura stessa.
Quando la fattura entra in DueBuddy (PDF, foto o XML), ne leggiamo i dati, compresa la scadenza. Da lì parte il conteggio dei 7, 14 e 30 giorni. Se una fattura arriva solo come foto sfocata, la leggiamo comunque: è il caso per cui esiste il servizio.
Una nota onesta sui costi: i file XML e i codici QR li leggiamo con il codice, e per quelli non paghi nulla. Paghi solo la lettura di foto e scansioni.