Дмитрий держит небольшую транспортную фирму в Алматы. За сентябрь выставил четырнадцать счетов. Оплачено — пять.
Дело не в недобросовестных клиентах. Дело в том, что им никто не написал.
Первое напоминание почти всегда запаздывает. Когда Дмитрий решается написать, прошло два месяца, счёт старый, а тон уже раздражённый. Клиент слышит раздражение, а не просьбу.
Вторая причина: текст один и тот же для всех. Клиент, который по договору платит через 90 дней, и клиент, который просто забыл, — это два разных письма.
Главное, откуда уходит письмо.
Мы подключаем вашу почту через авторизацию Google. Мы не создаём свой адрес и не пишем «от имени». Напоминание приходит клиенту с вашего адреса, в той же переписке, где пришёл счёт. Для клиента это ваше письмо, а не сторонний сервис.
Каждое письмо вы утверждаете сами. Без вашего просмотра ничего не уходит.
Через 7 дней после срока. Спокойно, исходим из того, что это оплошность.
Тема: Счёт 2026-148, короткое напоминание
Добрый день! Пишу только чтобы уточнить, дошёл ли до вас счёт 2026-148 от 12 сентября на 384 000 ₸. Скорее всего, он просто затерялся, если что-то не так, пришлю повторно. С уважением, Дмитрий
Через 14 дней. Просим назвать дату.
Добрый день! Возвращаюсь к счёту 2026-148 на 384 000 ₸, срок оплаты был 27 сентября. Прислать его повторно? Если назовёте дату оплаты, мне будет проще планировать. С уважением, Дмитрий
Через 30 дней. Твёрдо, но без угроз. Срок фиксируется письменно.
Добрый день! Счёт 2026-148 на 384 000 ₸ просрочен на 30 дней. Прошу назвать дату оплаты до конца недели, чтобы мы могли закрыть вопрос. С уважением, Дмитрий
Дальше звонок полезнее четвёртого письма. Плохо написанный текст на четвёртой попытке вредит сильнее молчания.
Напоминание работает только тогда, когда знает, когда его отправлять. Дату вы не вводите руками, она берётся из самого счёта.
Когда счёт попадает в DueBuddy (PDF, фото или XML), мы считываем данные, включая срок оплаты. От него считаются 7, 14 и 30 дней. Если счёт пришёл только нечётким фото, мы всё равно его прочитаем, ровно для этого сервис и нужен.
Честно про стоимость: XML-файлы и QR-коды читает код, за них вы не платите ничего. Оплачивается только чтение фото и сканов.
Не обидно ли напоминать? Обидно, молчать. Спокойное напоминание с чётким сроком выглядит профессионально, а не требовательно.
С какого адреса уходит письмо? С вашего. Мы подключаем вашу почту через авторизацию Google.
Нужно ли утверждать каждое письмо? Да.
Что будет, когда клиент оплатит? Вы это увидите, и напоминания остановятся сами.