თბილისში, საბუღალტრო აუთსორსინგის პატარა კომპანიაში, ნინო ყოველდღე დაახლოებით 35 შემომავალ ინვოისს იღებს. ზოგი მომწოდებელი PDF-ს აგზავნის, ზოგი ტელეფონით გადაღებულ ფოტოს, ზოგიც XML ფაილს ან QR კოდს. დღის ბოლოს ნინოს 3 საათამდე მხოლოდ მონაცემების ხელით გადაწერაზე ეხარჯება.
ეს არის პრობლემა, რომლის მოგვარებასაც incoming invoices-ის დამუშავებით ვცდილობთ. ვკითხულობთ მიღებულ დოკუმენტებს, ვიღებთ საჭირო ველებს და ვაბრუნებთ მონაცემებსა და ფაილს, რომელიც ბუღალტერს მუშაობას უმარტივებს. აღარ არის საჭირო ერთი და იმავე თანხის, თარიღის, საიდენტიფიკაციო ნომრისა და მომწოდებლის სახელის მრავალჯერ აკრეფა.
ჩვენთან შეიძლება გამოგზავნოთ სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტი:
დამუშავებისას ვეძებთ იმ ინფორმაციას, რომელიც ჩვეულებრივ ბუღალტერს სჭირდება: მომწოდებლის დასახელებას, საიდენტიფიკაციო ნომერს, ინვოისის ნომერს, თარიღს, თანხებს, ვალუტას, დღგ-ს, საბანკო ან გადახდის მონაცემებს და სხვა ველებს, თუ ისინი დოკუმენტში მკაფიოდ ჩანს.
XML-სა და QR-ს კოდით ვკითხულობთ. ამიტომ მათი დამუშავება უფასოა. თანხას ვიღებთ მხოლოდ ფოტოსა და სკანის დამუშავებისთვის. PDF-ის შემთხვევაში ფაილის ხარისხი და სტრუქტურა მნიშვნელოვანია: ტექსტური PDF ჩვეულებრივ უფრო მარტივად იკითხება, ვიდრე ცუდად დასკანერებული დოკუმენტი.
თუ ფოტო დაბნელებულია, გვერდი მოჭრილია ან რამდენიმე დოკუმენტი ერთმანეთზეა გადაფარებული, სისტემა არ იგონებს გამოტოვებულ ინფორმაციას. ასეთ ველზე შეგატყობინებთ, რომ გადამოწმება ან ხელახლა გამოგზავნაა საჭირო.
დამუშავების შედეგი მხოლოდ ტექსტის ამოღება არ არის. ვაბრუნებთ სტრუქტურირებულ მონაცემებს და ფაილს ბუღალტრული მუშაობისთვის. კონკრეტული ველები დამოკიდებულია დოკუმენტზე, მაგრამ შედეგში შეიძლება იყოს:
ფაილის მიღება შეგიძლიათ იმ ფორმით, რომელიც თქვენს პროცესს შეესაბამება. ეს შეიძლება იყოს ცხრილი, სტრუქტურირებული მონაცემები ან სხვა შეთანხმებული ფორმატი, რომელსაც ბუღალტერი შემდეგ იყენებს. 1C-ის შემთხვევაში ჩვენ არ შევდივართ თქვენს ბაზაში და არ ვცვლით ჩანაწერებს პირდაპირ. ჩვენი ამოცანაა მონაცემების მომზადება, რათა ბუღალტერმა შეძლოს მათი შემოწმება და საკუთარ სისტემაში გამოყენება.
ეს მიდგომა განსაკუთრებით გამოსადეგია მაშინ, როცა ერთ კომპანიაში რამდენიმე თანამშრომელი აგზავნის დოკუმენტებს, ხოლო აღრიცხვას ერთი ბუღალტერი აკეთებს. ყველა ინვოისი ერთნაირად იკითხება, შედეგები კი ერთ ადგილას გროვდება.
შემომავალი ინვოისების ამოცნობა მხოლოდ პირველი ნაბიჯია. ხშირად საჭიროა მომწოდებლისთვის დოკუმენტის, მიღების დასტურის ან დამატებითი ინფორმაციის მოთხოვნა. ასეთ შემთხვევებში შეხსენებები შეიძლება დაგეხმაროთ.
წერილი იგზავნება კლიენტის მისამართიდან, Google-ის ავტორიზაციის გავლით. თითოეულ წერილს კლიენტი თავად ამტკიცებს გაგზავნამდე. სისტემა თქვენს ნაცვლად ავტომატურად არ აგზავნის შეტყობინებას ისე, რომ არ გქონდეთ მისი ნახვისა და დადასტურების შესაძლებლობა.
შეხსენებებს შეიძლება ჰქონდეს რამდენიმე ეტაპი. პირველი წერილი ნეიტრალური და მოკლეა. თუ პასუხი არ მოდის, შემდეგი ტექსტი უფრო პირდაპირი ხდება. შემდგომ ეტაპზე ტონი კიდევ უფრო მკაფიოა, თუმცა ყოველთვის საქმიანი რჩება. თქვენ ხედავთ, რა უნდა გაიგზავნოს, და მხოლოდ ამის შემდეგ აძლევთ თანხმობას.
ამით ინარჩუნებთ კონტროლს კომუნიკაციაზე. სისტემა გეხმარებათ არ დაგავიწყდეთ ინვოისი ან პასუხის მოლოდინი, მაგრამ მომწოდებელთან ურთიერთობის გადაწყვეტილებას თავად იღებთ.
ჩვენ ვკითხულობთ მიღებულ დოკუმენტს, ვამზადებთ მონაცემებს და ვაბრუნებთ ფაილს. საბოლოო შემოწმება, აღრიცხვაში გატარება, ანგარიშების არჩევა და სხვა საბუღალტრო გადაწყვეტილებები თქვენს სპეციალისტზე რჩება.
დიახ. XML და QR მონაცემებს კოდით ვკითხულობთ და მათზე საფასურს არ ვიღებთ. ფასიანი დამუშავება ეხება ფოტოებსა და სკანებს.
ვცდით, მაგრამ შედეგი დამოკიდებულია გამოსახულების ხარისხზე. თუ ტექსტი არ იკითხება, გიჩვენებთ პრობლემურ ველს ან გთხოვთ დოკუმენტის ხელახლა გამოგზავნას. დაკარგულ ინფორმაციას არ ვავსებთ ვარაუდით.
არა. თქვენს 1C ბაზასთან პირდაპირ არ ვერთდებით. გაძლევთ ამოღებულ მონაცემებსა და შესაბამის ფაილს, რომელსაც ბუღალტერი ამოწმებს და შემდეგ იყენებს საკუთარ სამუშაო პროცესში.
არა, თუ თქვენ არ დაამტკიცებთ. წერილი იგზავნება თქვენი მისამართიდან Google-ის ავტორიზაციის შემდეგ, და ყოველი გაგზავნა ცალკე დასტურს მოითხოვს.