თბილისში მდებარე სადისტრიბუციო კომპანიის ბუღალტერი ნინო ყოველდღე ამოწმებს rs.ge-დან მიღებულ ინვოისებს. ეს შეიძლება იყოს 18 PDF ფაილი, 7 ტელეფონით გადაღებული ფოტო და რამდენიმე XML დოკუმენტი. თითოეული ინვოისის მონაცემების 1C-ში ხელით გადატანას დრო მიაქვს, თან ერთი ციფრის შეცდომაც საკმარისია, რომ დოკუმენტი თავიდან გადასამოწმებელი გახდეს.
ამ პროცესის გამარტივება შესაძლებელია. სისტემა კითხულობს შემომავალ ანგარიშ-ფაქტურებს, ამოიცნობს საჭირო ველებს და ამზადებს მონაცემებსა და ფაილს ბუღალტრული პროგრამისთვის. თქვენ აღარ გჭირდებათ rs.ge ინვოისის თითოეული სტრიქონის ხელით აკრეფა 1C-ში.
პირველ ეტაპზე აგზავნით ან ტვირთავთ შემომავალ დოკუმენტს. ეს შეიძლება იყოს PDF, სკანი, ტელეფონით გადაღებული ფოტო, XML ფაილი ან QR-კოდი. სისტემა ამოიცნობს ინფორმაციას, ამოწმებს დოკუმენტის სტრუქტურას და გაჩვენებთ მიღებულ მონაცემებს.
ჩვეულებრივ, ინვოისიდან იკითხება:
შემდეგ იღებთ ორ შედეგს: ამოცნობილ მონაცემებს და ფაილს, რომელიც ბუღალტრულ პროგრამაში ასატვირთად გამოიყენება. 1C-ის კონფიგურაციები ერთმანეთისგან განსხვავდება, ამიტომ საბოლოო იმპორტის ფორმატი შეიძლება თქვენს სამუშაო წესზე იყოს დამოკიდებული. სისტემა 1C-ის მონაცემთა ბაზას პირდაპირ არ უერთდება. ფაილს ჩამოტვირთავთ და ატვირთავთ თქვენ ან თქვენი ბუღალტერი.
ეს მიდგომა განსაკუთრებით მოსახერხებელია მაშინ, როცა დოკუმენტები სხვადასხვა წყაროდან მოდის. ერთი მომწოდებელი XML-ს აგზავნის, მეორე PDF-ს, მესამე კი ინვოისის ფოტოს. ყველა დოკუმენტის ერთიანად დამუშავება ამცირებს ხელით შეყვანას და ამარტივებს შემოწმებას.
ფორმატებს შორის განსხვავება მნიშვნელოვანია. XML და QR-კოდი უკვე სტრუქტურირებულ ან კოდირებულ ინფორმაციას შეიცავს. ამიტომ მათ წასაკითხად ვიზუალური ამოცნობა არ არის საჭირო. XML-ისა და QR-კოდის წაკითხვა უფასოა.
ფოტოებსა და სკანებს სხვა დამუშავება სჭირდება. აქ სისტემა ტექსტს გამოსახულებიდან კითხულობს, ამიტომ ამ ტიპის დოკუმენტებზე მოქმედებს მომსახურების საფასური. იგივე ეხება PDF-ს, თუ ის რეალურად სკანია ან სურათებისგან შედგენილი ფაილი და ტექსტის პირდაპირი ამოღება შეუძლებელია.
თუ PDF-ში ტექსტი ცალკე ფენად არის შენახული, დამუშავება შეიძლება უფრო მარტივი იყოს. თუმცა კონკრეტული ფაილის ხარისხი მაინც მნიშვნელოვანია. დაბალი გარჩევადობა, გადახრილი ფოტო, ჩრდილი, ხელით მიწერილი შენიშვნები ან ნაწილობრივ დაფარული ველები შედეგზე მოქმედებს. ასეთ შემთხვევაში მიღებული მონაცემები უნდა გადაამოწმოთ დოკუმენტის ორიგინალთან.
მომსახურება არ ცვლის კონტროლის ეტაპს. ის ამცირებს აკრეფის სამუშაოს და ამზადებს საწყის მონაცემებს. საბოლოო დადასტურება თქვენზე ან თქვენს ბუღალტერზე რჩება, განსაკუთრებით მაშინ, როცა თანხა, დღგ ან საქონლის დასახელება ფოტოზე მკაფიოდ არ ჩანს.
გარდა ინვოისების დამუშავებისა, შეგიძლიათ გამოიყენოთ შეხსენებები. წერილები იგზავნება თქვენი მისამართიდან Google-ის ავტორიზაციის საშუალებით. თითოეულ წერილს გზავნამდე თავად ამტკიცებთ. შეხსენების ტონი ეტაპობრივად ძლიერდება: პირველი შეტყობინება შეიძლება იყოს ჩვეულებრივი შეხსენება, შემდეგი კი უფრო მკაფიო მოთხოვნა, თუ პასუხი არ მიგიღიათ. ასე მიმოწერა თქვენს კონტროლში რჩება და ავტომატურად არ იგზავნება დაუდასტურებელი ტექსტი.
იმისთვის, რომ მომსახურების შესაძლებლობები სწორად იყოს აღქმული, რამდენიმე ზღვარი წინასწარ უნდა იცოდეთ.
ჩვენი ამოცანაა დოკუმენტიდან ინფორმაციის ამოღება და ბუღალტრული პროგრამისთვის მოსახერხებელი შედეგის მომზადება. თუ გაქვთ რთული საგადასახადო შემთხვევა, შეცდომა ანგარიშ-ფაქტურაში ან კითხვა დეკლარირებაზე, საბოლოო გადაწყვეტილება კვალიფიციურ ბუღალტერთან ან საგადასახადო სპეციალისტთან უნდა შეათანხმოთ.
არა. XML-ის წაკითხვა უფასოა. უფასოდ იკითხება QR-კოდიც. საფასური მოქმედებს ფოტოებისა და სკანების დამუშავებაზე, რადგან ამ შემთხვევაში ინფორმაცია გამოსახულებიდან უნდა ამოიცნოს სისტემამ.
არა. პირდაპირი დაკავშირება 1C-ის მონაცემთა ბაზასთან არ ხდება. იღებთ მომზადებულ მონაცემებსა და ფაილს, შემდეგ კი თქვენ ან თქვენი ბუღალტერი ამოწმებთ და ტვირთავთ მას შესაბამის კონფიგურაციაში.
სისტემა შეეცდება წაკითხვას, მაგრამ დაბალი ხარისხი შეიძლება შეცდომის რისკს ზრდიდეს. უმჯობესია ფოტო იყოს ნათელი, სწორად გადაღებული და მთლიანად ჩანდეს. მიღებული შედეგი ყოველთვის შეადარეთ ორიგინალ ინვოისს.
Google-ის ავტორიზაციის შემდეგ წერილი იგზავნება თქვენი მისამართიდან. თითოეულ შეტყობინებას თავად ამტკიცებთ. თუ პასუხი არ მოდის, შემდგომ ეტაპზე ტექსტის ტონი უფრო მკაფიო ხდება, თუმცა გაგზავნა თქვენი დადასტურების გარეშე არ ხდება.
დამატებითი ინფორმაცია: