Ігор тримає невелику торгову фірму в Києві. За вересень надійшло 63 вхідні рахунки: частина листами, частина у Viber, кілька привезли з товаром.
Наприкінці місяця він витрачає три вечори на одне: перенабирає ці рахунки в 1С. Номер, дата, постачальник, сума без ПДВ, ПДВ, підсумок.
Приблизно третина постачальників справді віддає документ у структурі: через ЕДО або як XML-файл. Такі Ігор заводить швидко.
Але решта надсилає PDF, фото або папір. У вересні таких було 41 з 63. І саме на них іде весь час: відкрити, знайти реквізити, набрати.
Коли документ потрапляє в DueBuddy, ми його читаємо: PDF, скан, фото або XML. І повертаємо два результати:
Тут усе просто, і це варто сказати прямо.
XML і QR-коди читає код. Документ уже структурований, вгадувати нічого не потрібно. За такі документи ви не платите нічого.
Платите лише за фото та скани. Там працює розпізнавання зображення, і воно коштує ресурсів. Це і є послуга, за яку ми беремо гроші.
Порахуйте вхідні рахунки за місяць за каналами надходження. Якщо більше половини приходять як PDF, фото або папір, то надія на «усі перейдуть на XML» закриє лише частину роботи. Решту все одно хтось набирає.
Друга половина цієї історії не про набір даних, а про гроші. Коли рахунок заведено в 1С, його ще треба дочекатися.
Дата оплати береться з того самого документа, який ми прочитали. Від неї рахуються нагадування: через 7, 14 і 30 днів після строку. Листи йдуть з вашої адреси через авторизацію Google, і кожен ви затверджуєте самі.
Детальніше про це: Нагадування про оплату.
Чи можна завантажити рахунок у 1С автоматично? Ми віддаємо дані та файл для завантаження. Сам імпорт робиться у вашій 1С, як ви робите це зараз.
Що робити, якщо рахунок прийшов нечітким фото? Читаємо. Якщо зовсім нерозбірливо, скажемо, що саме не вдалося прочитати, а не вигадаємо суму.
Чи можна не платити за XML? Так. XML і QR не тарифікуються.
Чи потрібна ваша пошта? Ні. Файли можна завантажувати вручну або через API.