Оксана тримає невелику студію друку у Львові. За вересень виставила одинадцять рахунків. Оплачених — чотири.
Річ не в нечесних клієнтах. Річ у тому, що їм ніхто не написав.
Перше нагадування майже завжди запізнюється. Коли Оксана нарешті зважується, минуло два місяці, рахунок старий, а тон уже роздратований. Клієнт чує роздратування, а не прохання.
Друга причина: текст один і той самий для всіх. Клієнт, який за договором платить через 90 днів, потребує іншого листа, ніж той, хто просто забув.
Головне — звідки надходить лист.
Ми підключаємо вашу пошту через авторизацію Google. Ми не створюємо власну адресу й не пишемо "від імені". Нагадування приходить клієнтові з вашої адреси, у тій самій переписці, де надійшов рахунок. Для клієнта це ваш лист, а не сторонній сервіс.
Кожен лист ви затверджуєте самі. Без вашого перегляду нічого не виходить.
Тон підвищується поступово, і кожен наступний лист коротший за попередній. І ви бачите, хто оплатив, не тримаючи це в голові.
7 днів після строку. Спокійно, припускаємо, що це просто недогляд.
Тема: Рахунок 2026-148, коротке нагадування
Доброго дня! Пишу лише щоб уточнити, чи дійшов до вас рахунок 2026-148 від 12 вересня на 48 400 ₴. Імовірно, він просто загубився, якщо так, із задоволенням надішлю ще раз. З повагою, Оксана
14 днів після строку. Просимо дату.
Доброго дня! Повертаюся до рахунку 2026-148 на 48 400 ₴, термін оплати був 27 вересня. Надіслати його повторно? Якщо скажете дату оплати, мені буде легше планувати. З повагою, Оксана
30 днів після строку. Впевнено, без погроз. Строк фіксується письмово.
Доброго дня! Рахунок 2026-148 на 48 400 ₴ прострочений на 30 днів. Прошу назвати дату оплати до кінця тижня, щоб ми могли закрити питання. З повагою, Оксана
Далі дзвінок допоможе більше, ніж четвертий лист. Погано написаний текст на четвертій спробі шкодить більше за мовчання.
Нагадування працює лише тоді, коли знає, коли його надсилати. Дату ви не вводите вручну, вона береться з самого рахунку.
Коли рахунок потрапляє в DueBuddy (PDF, фото або XML), ми зчитуємо дані, зокрема дату оплати. Від неї рахуються 7, 14 і 30 днів. Якщо рахунок надійшов лише як нечітке фото, ми все одно його прочитаємо, саме для цього й існує сервіс.
Чесно про вартість: XML-файли та QR-коди читає код, за них ви не платите нічого. Оплачується лише зчитування фото та сканів.
Чи не образливо нагадувати? Образливо, мовчати. Спокійне нагадування з чітким строком виглядає професійно, а не вимогливо.
З якої адреси йде лист? З вашої. Ми підключаємо вашу пошту через авторизацію Google.
Чи треба затверджувати кожен лист? Так.
Що буде, коли клієнт оплатить? Ви це побачите, і нагадування зупиняться самі.