E-Rechnung: Empfang ist Pflicht, Versand folgt gestaffelt
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (XML), der automatisch verarbeitet werden kann — im Gegensatz zur PDF, die nur ein Bild des Dokuments ist. In Deutschland gilt seit 2025 eine Empfangspflicht.
Der Unterschied liegt nicht im Aussehen, sondern in der Verarbeitbarkeit: Eine PDF muss ein Mensch oder eine Texterkennung lesen. Eine E-Rechnung enthält die Felder bereits und lässt sich ohne Erfassung buchen.
Beim Versand gelten Übergangsfristen, gestaffelt nach Umsatz und danach, ob elektronisch abgerechnet wird. Wer heute noch PDFs schickt, ist nicht automatisch im Recht — die Fristen laufen aus, und zwar unabhängig davon, ob die eigene Software schon bereit ist.
Was zu tun ist: prüfen, ob die Buchhaltung E-Rechnungen empfangen kann — also XML einlesen, nicht nur ablegen. Das ist der Punkt, an dem die meisten hängen bleiben.
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